Inkoopfacturen met meerdere regels

[Bert-Jan]

Inkoopfacturen kunnen meerdere factuurregels bevatten. Je kunt deze in een enkele boeking verwerken wanneer alle onderdelen onder dezelfde kostensoort, kostenplaats en eventuele afschrijving vallen.

Wanneer je bijvoorbeeld een inkoopfactuur hebt met de regels:

Laptop Dell, prijs inclusief BTW 600 euro, BTW-19%, aantal 1
Laptoptas, prijs inclusief BTW 100 euro, BTW-19%, aantal 1

dan zijn de kostensoorten, kostenplaatsen en de BTW gelijk. De laptop moet je in principe afschrijven over minimaal 5 jaar en daar kun je de tas in meenemen. Je boekt dan één zakelijke uitgave met afschrijving voor 700 euro.

Maar wanneer je naar de Makro gaat en je krijgt de volgende factuur:

Laptop Dell, prijs inclusief BTW 600 euro, BTW-19%, aantal 1
Balpoint, prijs inclusief BTW 1 euro, BTW-19%, aantal 10
Koffie, prijs inclusief BTW 5 euro, BTW-6%, aantal 5

lukt dat niet in een enkele boeking. De laptop moet worden afgeschreven over 5 jaar. De ballpoints moeten niet worden afgeschreven en de koffie heeft een ander BTW-tarief.

Waarom kan dit niet in één keer dan?

Het scherm voor een enkele zakelijke uitgave is op zich al redelijk complex omdat er allerlei fiscale regelingen in de gaten worden gehouden en er moet kunnen worden afgeschreven. Als je deze complexiteit per factuurregel moet kunnen toepassen, wordt het scherm er niet eenvoudiger op. Ik had een keer een probeersel gemaakt maar dat werd dusdanig bewerkelijk dat ik het vermoeden kreeg dat gebruikers hier veel vragen over zouden gaan stellen.

Dus heb ik dat maar niet gedaan. Mogelijk zie ik in de toekomst een keer het licht en maak ik een scherm wat mega complex is en toch makkelijk in te vullen is, maar dat moment is nog niet gekomen.

[rkerstens]

Ik zat me inderdaad rot te zoeken hoe ik facturen met meerdere kostensoorten kon splitsen. Ik ben bij het bedrijf waar ik werk SnelStart gewend.

Misschien is het een optie om eerst algemene factuurgegevens te kunnen invoeren en daarna verschillende factuurregels te kunnen verwerken. In het begin de keuze aan de gebruiker laten of het een factuur met een enkele kostensoort betreft of met meerdere kostensoorten.

Bijvoorbeeld \'Ontvangen factuur\' en \'Ontvangen factuur (uitgebreid)\'. Zo kan het eenvoudig blijven voor een enkele boeking. Bij meerdere kostensoorten/factuurregels zou het dan als volgt kunnen:

Stap 1: Hoofdgegevens factuur invoeren (relatie, factuurnummer, datum, rekening, status)
Stap 2: Regelgegevens (omschrijving, bedrag excl. btw, btw-percentage, kostenplaats, kostensoort, percentage prive, investering)
Stap 3: Nog een regel invoegen, of factuur opslaan.

Ik zie ook geen mogelijkheid om boekstuknummers in te kunnen voeren. Is dit bewust gedaan? Boekstuknummers zouden het namelijk makkelijk maken om bijvoorbeeld facturen terug te vinden in de crediteurenmap.

[Annalies Janssens]

Voor wat betreft de verschillende inkoopfactuur regels kan ik bij Bert-Jan aansluiten: dit zijn meer complexe boekingen waarbij het de eenvoud van het programma zou aantasten. Bovendien is het technisch ook een forse ingreep. Voor de gemiddelde gebruiker zal het niet heel erg vaak voorkomen dat er meerdere regels geboekt moeten worden.

Dan over de boekstuknummers: je zou in de omschrijving kunnen beginnen met een boekstuknummer (als je dat prettig vindt) zodat je daarop altijd later kunt sorteren/selecteren op het moment dat je dingen na wilt zoeken.

[rkerstens]

Voor wat betreft de verschillende inkoopfactuur regels kan ik bij Bert-Jan aansluiten: dit zijn meer complexe boekingen waarbij het de eenvoud van het programma zou aantasten. Bovendien is het technisch ook een forse ingreep. Voor de gemiddelde gebruiker zal het niet heel erg vaak voorkomen dat er meerdere regels geboekt moeten worden.

Dan over de boekstuknummers: je zou in de omschrijving kunnen beginnen met een boekstuknummer (als je dat prettig vindt) zodat je daarop altijd later kunt sorteren/selecteren op het moment dat je dingen na wilt zoeken.

Bij het opsplitsen van eenvoudig toevoegen en uitgebreid toevoegen zou het toch simpel gehouden kunnen worden. Ik probeer gewoon mee te denken vanuit mijn ervaring met andere pakketten. Ik gebruik Acumulus nu als proef en loop tegen deze \'beperkingen\'. Jammer dat je mij idee eigenlijk direct afschiet met je antwoord.

Wat betreft je oplossing voor boekstuknummers, dat vind ik inderdaad wel een werkbare oplossing inderdaad. Op deze manier zie je ook meteen in het overzicht of een factuur gesplitst is.

[Bert-Jan]

Ik waardeer het altijd wanneer mensen meedenken. Zo is Acumulus geworden tot wat het nu is en het is nooit klaar.

Ik heb niet het idee dat Annalies jouw idee \"afschiet\". Neem van mij aan dat we hier al jaren vragen over krijgen en al jaren over nadenken. Toch komen we er steeds weer op uit dat het scherm mogelijk erg ingewikkeld gaat worden als we regels gaan combineren.

Ik sluit niets uit voor de toekomst maar op dit moment blijft het invoerscherm nog even zoals het is.