Interessante uitspraak van de Stichting Reclame Code.

Fiscus accepteert WEL tankbonnen zonder bedrijfsnaam, mits traceerbaar is dat het bonnetje van de declarant is.

http://www.reclamecode.nl/webuitspraak.asp?ID=24725&acCode

Het ging in deze uitspraak om het wel/niet aftrekbaar zijn van de BTW, niet alleen om de brandstofkosten.

De reclame is er op gebaseerd dat dit zonder een brandstofpas niet geaccepteerd zou worden door de fiscus, wat niet correct is.
Waar de reclame naar verwijst is een standpunt over kassabonnen in het algemeen.
Voor brandstof is er een uitzondering: tankbonnen betaald met pinpas (of creditcard) worden geaccepteerd. Er is dan via de bankafschrijving een link te leggen naar zowel afnemer als leverancier.

Ik dacht al dat de juriste in Esther meteen wakker zou worden

Zal altijd een passie blijven vrees ik....

Haha ze hebben nu ook meteen de tekst aangepast. Nu zeggen ze als je het bonnetje kwijt raakt je de btw niet meer af kan trekken.

En dat is dan wel een terechte uitspraak

Tankbonnen dien je wel te bewaren, allemaal, stuk voor stuk.....
Zo\'n rekening eens per maand is dus zo gek niet, hoor.

Ik heb ook een MKB-brandstofpas...

Idem dito. Werkt perfect!

Ik heb een ovchipkaart

En ik (als strak georganiseerde boekhouder ) tank gewoon met mijn zakelijke bankpasje en doe mijn tankbonnetjes keurig achter mijn bankafschrift. Ouderwets maar effectief  

Nu we het toch over de MKB-brandstof pas hebben:
- Hoe boek je de betaalde borg? Ik heb het minimum van € 200,- betaald en die als Privé-opname geboekt.
- Hoe boek je de tussentijdse incasso\'s?
MKB-Brandstof geeft zelf een aantal suggesties op http://www.mkb-brandstof.nl/tarieven/borg/administreren., maar dat lijkt me erg omslachtig.
Het lijkt mij het eenvoudigst om de incasso\'s te boeken op Autokosten en de factuur van MKB-Brandstof dan niet te boeken, maar alleen te bewaren bij de administratie als bewijs van de gemaakte Autokosten.

Borg:
Goede oplossing; mooier is als je een \"rekening\" borg brandstofpas aanmaakt en daar het bedrag op zet.
Dat doe je dan door een interne overboeking: van zakelijke rekening naar borg.
Dan blijft deze altijd zichtbaar en terug te vinden op de balans en kun je tzt evt. ook niet vergeten dat je het bedrag nog tegoed hebt.

Lijkt me ook heel goed zoals je het wilt doen met de kosten. Dan moet je natuurlijk wel handmatig nog je facturen controleren met de gedane betalingen via incasso. Je kunt de factuur evt. opslaan bij de laatste incasso van die factuur.

Het was niet mijn idee om borg als privé-opname te boeken, dat idee kwam uit de koker van de Acumulus helpdesk. Maar ik was er niet helemaal gelukkig mee, want inderdaad, weet ik over x jaar nog dat ik die borg ooit privé geboekt heb? Ik ga een aparte rekening aanmaken.

Ik heb in mijn MKB Brandstof-account ingesteld dat ik een factuur krijg na elke incasso. Als dat werkt, is de controle ook eenvoudig.

Ik heb al wat advertenties voorbij zien komen van brandstofpas en ga mij er ook aanmelden. Weekelijks ga ik gemiddeld 3 keer naar de tankstation. Reken maar hoeveel bonnetjes dit per week zijn. Als je dan ook nog 1 keer per kwartaal alles moet invoeren, weet je wel hoe laat het is.

Is het mogelijk om betaalde borg als (auto)kosten te boeken? Wanneer je de borg terug krijgt boek je dit opnieuw maar dan als negatieve autokosten.

Voor Borg kun je het beste een aparte rekening aanmaken onder Beheer. Als je de borg betaalt, dan maak je een interne overboeking van je zakelijke rekening naar de rekening Borg. Die wordt dan niet als kosten geboekt maar blijft op de balans staan als vordering/nog terug te ontvangen.

Toch even vraagje nog:
Zo'n pas 'vervangt' veel bonnetjes en 'gedoe', maar... ik neem aan dat je ook bonnetjes moet bewaren, en... dat bijv. benzinekosten 'los' geregistreerd worden als 'interne boeking'.
Verder, wat is nu precies wel en niet mogelijk? Ik rij in eigen auto (niet op de zaak), ben ZZP'er, en rij veel momenteel. Ik betaal benzine nu nog 'prive' (dus met prive pas), en .. had altijd begrepen dat ik alleen de km's mocht aftrekken.
Nu hoor ik dat je ook BTW kan aftrekken, maar... dan begint de onduidelijkheid (ofwel, je hoort veel tegenstrijdige verhalen, en de belastingdienst site is zoals gewoonlijk niet echt helder).

Vragen dus:
- kan ik BTW aftrekken (en ja ik bewaar alle bonnetjes)? Ook als ik deze via prive rekening heb betaald? In principe is het 'traceerbaar', en voor eenmanszaken is prive en zakelijk zowieso bijna gelijk.
- kan ik die BTW van vorig jaar nog terugvorderen?
- kun je en BTW terugvorderen EN km's declareren (die 19 cnt / km)
- Stel dat ik het vanaf nu met zakelijk rekening betaal, dan had ik begrepen dat ik het 'ex BTW' bedrag als 'interne boeking' moet zien?? Of kan ik het hele bedrag (dus direct vanaf bankrekening mut bestand kan boeken) , en dan 'gewoon' BTW terugvorderen?
- wat doet zo'n benzine pas nu precies, en waarom wordt dit wel geaccepteerd? Ze reclameren bijv dat 'parkeerkosten' ook meegenomen kunnen worden, terwijl ik altijd begrepen heb (en gelezen heb op belastingdienst site) dat parkeerkosten niet meegenomen mogen worden als zakelijke kosten... (maar... hoor dan weer dat 'parkeer garage' kosten WEL weer als zakelijk meegenomen mogen worden, das niet helemaal logisch).

Dank alvast voor evt. advies

Dit zijn heel wat vragen tegelijk....

Ik wil je allereerst verwijzen naar een artikel op de Wiki/handleiding waarin e.e.a. beschreven staat:
https://wiki.acumulus.nl/index.php?page=priveauto-ib-ondernemer

De vragen die daarna overblijven, zie ik graag verschijnen 

Ja dat verhaal kende ik deels... hoe te boeken niet...

Toch niet geheel duidelijk, vooral laatste deel van het verhaal over boeken.

"Als u BTW-houdende kosten via uw zakelijke rekening maakt voor uw privéauto,"
dat heb ik dus nooit gedaan, altijd via prive rekening. Aangezien het af te trekken bedrag toch alleen voor BTW geldt (aangezien de rest als 'interne boeking' wordt gezien.... zou het dus niet perse met zakelijk pas betaald hoeven worden... ik zie onderaan ook staan:
"Brandstofbonnen (tankbonnen) dienen in dit geval met een bankpas betaald te worden van uw zakelijke of privébankrekening  om geldig te zijn voor aftrek van een gedeelte van de BTW"
maar ja... het bedrag wordt wel gezien als 'uitgave' van m'n zakelijke rekening ... hoe boek je dit dan als je met prive pas betaald hebt? De betaalde benzine staat dus op prive rekening, en niet op de rekening/balans nog van m'n bedrijfje... Als ik het invul bij 'Kosten gebruik prive auto'  dan gaat systeem ervan uit dat het een 'interne boeking' is dus 'betaald door bedrijf voor eigen rekening', maar dat is in dit geval dus niet zo...

Even vraagje tussendoor... km stand bijhouden eerste/laatste dag van het jaar... eh, leuk, maar hoe kan een belastingdienst of wie dan ook dit in hemelsnaam controleren? Ik heb dat bijv niet gedaan, maar kan wel inschatting maken (aangezien ik wel weet hoeveel ik zakelijk rijdt, die houdt ik immers bij ritten registratie).

1 vraag blijft over. Dit moet dus pas aan het eind van het jaar bepaald worden... ofwel het nieuwe jaar. Dus BTW teruggave hoort dan bij  welk jaar?? Of maakt dat niet uit? Kan dit dan evt. ook nog van jaar daarvoor?

Toch benieuwd. Bij MKB bankpas gebeuren... volgens mij wordt daar niet om beginstand enzo gevraagd... wat is daar anders dan de 'normale' manier van prive auto declaraties? Zaken horen toch op dezelfde manier gedaan te worden?

"Als u BTW-houdende kosten via uw zakelijke rekening maakt voor uw privéauto,"

Onder die zin staat in de wiki:
Als u via uw privérekening BTW-houdende-kosten voor uw privéauto maakt doet u een privéstorting voor het betaalde bedrag van de kosten incl. BTW op de rekening “BTW-houdende-kosten privéauto”;

Aangezien het af te trekken bedrag toch alleen voor BTW geldt (aangezien de rest als 'interne boeking' wordt gezien....

De rest wordt niet als "interne boeking" gezien....
Als je via je zakelijke rekening een bedrag aan btw-houdende kosten betaald (dit is meestal brandstof of onderhoud) boek je het volledige bedrag incl. btw als interne overboeking!

Even vraagje tussendoor... km stand bijhouden eerste/laatste dag van het jaar... eh, leuk, maar hoe kan een belastingdienst of wie dan ook dit in hemelsnaam controleren? Ik heb dat bijv niet gedaan, maar kan wel inschatting maken (aangezien ik wel weet hoeveel ik zakelijk rijdt, die houdt ik immers bij ritten registratie).

KM-stand wordt bijgehouden door garage (bij APK en/of onderhoud).

1 vraag blijft over. Dit moet dus pas aan het eind van het jaar bepaald worden... ofwel het nieuwe jaar. Dus BTW teruggave hoort dan bij  welk jaar?? Of maakt dat niet uit? Kan dit dan evt. ook nog van jaar daarvoor?

Toch benieuwd. Bij MKB bankpas gebeuren... volgens mij wordt daar niet om beginstand enzo gevraagd... wat is daar anders dan de 'normale' manier van prive auto declaraties? Zaken horen toch op dezelfde manier gedaan te worden?

Dit is nog meer dan 1 vraag.....

Het is het makkelijkst om de methode te hanteren die in de Wiki beschreven staat en dan over een heel jaar de correctie voor btw te doen. De btw-teruggaaf hoort dan bij het jaar waarin deze betaald is. Dus nu over 2014.
Over een voorgaand jaar (in dit geval 2013) zou je een suppletie kunnen indienen.

MKB-brandstofpas is niet in de basis voor het terugvragen van btw bij een priveauto. Dit neemt niet weg dat het wel als middel gebruikt kan worden. Je hebt dan geen losse tankbonnetjes meer, maar 1 rekening per periode waarop alle tankbeurten vermeld staan.

Onder die zin staat in de wiki:
Als u via uw privérekening BTW-houdende-kosten voor uw privéauto maakt doet u een privéstorting voor het betaalde bedrag van de kosten incl. BTW op de rekening “BTW-houdende-kosten privéauto”;

Misschien heel logisch voor iedereen, maar ik snap 'm niet helemaal, misschien vanwege de verwarring van het gebruik van een 'rekening' wat eigenlijk geen rekening is...

dus... voor betaling benzine vanuit prive rekening:
- Nieuwe prive-boeking invoeren, BIJ(Storting),  Rekening: BTW-Houdende kosten priveauto 

als ik zou betalen via zakelijke rekening :
- Nieuwe interne boeking invoeren, Van Rekening: zakelijke rekening, naar Rekening: BTW-Houdende kosten priveauto

Correct?

Ik neem aan dat dit per 'tankbeurt' moet?? (dus vandaar bonnetje) en ook de datum van betaling bij 'datum' ingevuld moet worden?
Wat is nu het handigst, met zakelijke pas betalen of gewoon met prive pas?