Verzamelfactuur WHMCS importeren

[uwhostingwinkel]

Hallo,
Afgelopen week heb ik mijn trial omgezet en nu ben ik bezig eea te importeren via de WHMCS module, dat werkt op zich prima, alleen loop ik tegen het volgende aan.

Wanneer je binnen WHMCS meerdere facturen (lees voor het gemak even twee) in één keer betaald, dan maakt WHMCS een nieuwe (derde) verzamelfactuur en zet vervolgens alle (drie) facturen op betaald. Deze worden ook allemaal geimporteerd en als inkomsten geboekt. Hierdoor worden bedragen dus dubbel in de boekhouding gezet.

Hoe kan/moet je dit corrigeren? Kun/mag je die verzamelfacturen uit de boekhouding laten en de overige facturen netjes verwerken, of moet dit anders?

Alvast bedankt,
Patrick

[Guido]

Het lijkt me dat het probleem het beste in WHMCS opgelost kan worden. Daar staan volgens jouw voorbeeld nu 3 facturen. Dat lijkt me niet juist en overeenkomen met de werkelijkheid. Wellicht kun je in WHMCS de originele, niet-geagregeerde facturen crediteren.

[ND-Daniel]

Wanneer een klant in WHMCS meerdere facturen in één keer betaald wordt er inderdaad een nieuw factuur gegenereerd. De volgende situatie ontstaat:

Factuur 1 €10
Factuur 2 €10
----------------
Factuur 3 €20  <- Betaald
----------------
Transactie op factuur 3

Factuur 1 en 2 worden betaald van interne krediet afkomstig uit factuur 3.

Deze werkwijze gaat WHMCS hoogstwaarschijnlijk niet aanpassen en is een gevolg van een internationaal pakket dat NIET gericht is op Nederland. Binnen WHMCS zelf klopt het transactie technisch ook wel.

Nu weet ik niet of de Acumulus module rekening houdt met wat voor transactie van toepassing is geweest op het factuur. Anders zou ik in de Acumulus module aanzetten dat alleen betaalde facturen worden geïmporteerd in de boekhouding.

[Guido]

Ik ken deze specifieke case niet zo goed maar zal het eens aan de ontwikkelaar voorleggen. Wellicht dat je het zelf even kunt testen met een Acumulus proefaccount.

Worden factuur #1 en #2 in jouw voorbeeld in WHMCS wel als gecrediteerd aangemerkt? En heeft de eindklant toegang tot factuur #1, #2 en #3 ?

[ND-Daniel]

De eindklant kan alle facturen inzien.

Zoals in Nederland kennen ze kredietfacturen niet. Krediet in die zin is daar een positief account balans.

Factuur 3 stort 20 euro in het account balans en dat wordt automatisch verrekend met factuur 1 en 2 wat het uiteindelijke balans weer op 0 zet. De 20 euro op factuur 3 blijft staan. Bij factuur 1 en 2 wordt het totaal bedrag bijgewerkt naar 0 euro. WHMCS voegt een extra sub-totaal (krediet) toe om dit te doen.

Sub-totaal 10
Krediet 10
Totaal 0

Zo kan het ook voorkomen in WHMCS dat er nog een positief account balans is bijvoorbeeld 10 euro. Er een factuur gegenereerd wordt van 15 euro. Dit verrekend wordt met het account balans en de uiteindelijke transactie 5 euro is. Binnen WHMCS staan er nu twee transacties onder het factuur. Eenmaal 10 euro van het krediet en eenmaal 5 euro van de betalingsgateway. Als het goed is wordt in dit geval in Acumulus automatisch 5 euro opgenomen als totaalbedrag. Het krediet zou moeten worden herleid uit een eerdere transactie maar dat zou al verwerkt moeten zijn in de boekhouding op een andere factuur.

In het eerste voorbeeld zou eigenlijk alleen factuur 3 moeten worden geïmporteerd in Acumulus (ik weet dus niet of dit al het geval is als de module ingesteld is op pro forma mede gelet op dat WHMCS de totalen update naar 0 euro). Dit is in ieder geval ook de reden dat het verstandig is om binnen WHMCS alleen te werken met proforma facturen.

Aangezien de topic starter aangeeft dat alle inkomsten worden geboekt is dus ook mede de vraag of hij Acumulus heeft ingesteld om facturen direct te importeren of pas te importeren als ze betaald zijn en in het laatste geval hoe de module daarmee omgaat. Theoretisch zou de module factuur 1 als 0 euro, factuur 2 als 0 euro, en factuur 3 als 20 euro moeten pakken. (en bij voorkeur factuur 1 en 2 niet importeren omdat het totaal 0 euro is) Dat zou de topic starter misschien kunnen testen.

[Remco C.]

Hallo,

ik ben even in dit probleem gedoken en kom tot de conclusie dat dit een probleem van WHMCS is welke niet door mij opgelost kan worden.
de module doet wat hij moet doen, maar wat gebeurt er?

WHMCS maakt bij het gebruiken van de MASS Pay button een nieuwe factuur aan met het totaal van de geselecteerde facturen.
als deze factuur wordt betaald dan wordt die factuur op betaald gezet en ook de geselecteerde facturen.
het vervelende is dat ik niet kan zien of de factuur die is betaald een verzamelfactuur is of niet.(hier is geen hook of variable voor).
Stel dat  factuurnummer 10 en 11 losse facturen zijn en je betaald via MASS Payment dan maakt hij een factuur aan met nr 12
deze factuur 12 is binnen whmcs een rare factuur...  stel je betaald factuur 10 dan is de mass factuur ineens   factuur 10+11 - 10 geworden (hij rekent dus met deze factuur)
iets wat we in Nederland niet echt handig is
overigens is de verzamel factuur ook niet echt terug te zien in de clientarea , deze wordt hidden gebruikt :S

Het lijkt mij daarom ook raadzaam de Mass Payment functie in de client uit te zetten  en die in de admin niet te gebruiken!

het uitzetten van de Mass payment optie kan door het vinkje weg te halenin de admin van WHMCS   onder  SETUP -> GENERAL SETTINGS -> Tablad Incoices -> Enable Mass Payment.

[Guido]

WHMCS maakt bij het gebruiken van de MASS Pay button een nieuwe factuur aan met het totaal van de geselecteerde facturen.
als deze factuur wordt betaald dan wordt die factuur op betaald gezet en ook de geselecteerde facturen.

Dat is fiscaal gewoon helemaal fout, en volgens mij echt niet specifiek voor de Nederlandse belastingregels. De originele 2 facturen dienen, als ze reeds in de boekhouding opgenomen zijn, daar ook weer gecrediteerd te worden.

Als het mogelijk is om op het moment dat MASS Pay in werking treed de originele facturen ook als creditfactuur in te schieten in de administratie dan komt het goed. Als er geen hook/event/trigger of iets dergelijks beschikbaar is in WHMCS hiervoor dan vrees ik dat je tegen een tekortkoming van WHMCS aangelopen bent.

In Acumulus kun je de 2 originele facturen relatief eenvoudig als creditfactuur bijzetten. Open de desbetreffende boekingen, kies tabblad:boeking, kies bij Opties in de pulldown voor: "Kopieer deze factuur credit".