whmcs cancel invoice

[InterOps]

zoekfunctie leverde me niets op... of ik kijk er overheen, vandaar dat ik het hier maar eens kom vragen

Gisterochtend begonnen met een test van Acumulus. Tot nu toe zeer enthousiast, ook in combinatie met WHMCS.

Echter loop ik tegen een probleem aan wat potentieel veel werk op gaat leveren... Aangezien ik veel doe in de gamehostingwereld, en klanten vaak niet betalen en de dienst laten verlopen ipv opzeggen zit ik vaak met facturen die ik vanuit WHMCS gewoon cancel. In mijn boekhouding en voor de BTW crediteer ik ze maar als ik acumulus koppel aan WHMCS gebeurd dit niet. Liefst zou ik zien dat bij een cancel van een invoice in whmcs de factuur in acumulus gecrediteerd wordt. Eventueel met een andere voorloopcode, anders krijg je dubbele factuurnummers. (zoals ik nu zie als ik in acumulus een factuur aanmaak, en in whmcs ook, ik gebruik default de nummering van whmcs)

Is dit mogelijk? Zo nee, is dit in te bouwen?

Ik hoor graag van jullie. Eventuele tips/tricks zijn ook welkom maar zoals het er nu naar uitziet ga ik na de test een leeg account gebruiken om mijn boekhouding voortaan mee te doen.

Gr

Theo

[Guido]

Ik snap dat het makkelijk is om een factuur te laten vervallen. Echter, wettelijk gezien mag dit eigenlijk niet. Volgens mij kun je dan ook het beste de factuur in WHMCS crediteren. Als het goed is wordt er dan automatisch een creditfactuur tegenover gesteld in Acumulus. Ik vraag het voor de zekerheid even na bij de ontwikkelaar van de plugin.

Verder adviseer ik je om de factuurnummering van Acumulus aan te houden. Het originele factuurnummer van WHMCS wordt namelijk in de toelichting van de boeking vermeld. Je kunt dit eventueel als aparte kolom tonen in het factuuroverzicht van Acumulus (Beheer -> Geavanceerde instellingen -> Toelichting in overzicht verzonden facturen inschakelen).

Door de nummering aan Acumulus over te laten is het makkelijker om de ononderbroken reeks te waarborgen en bij een eventuele fiscale controle geen gedoe hierover te krijgen.

[InterOps]

Vervallen mag idd niet, echter in whmcs kan ik niet zomaar refunden. Die knop werkt tegenwoordig pas als er een betaling op is gedaan.

Ik zal een andere werkwijze moeten hanteren, maar vandaar dat ik nog even aan het zoeken ben naar de makkelijkste optie.

Aangezien klanten toegang hebben tot hun facturen zou ik het liefst die facturen aanhouden, anders ontvangen ze facturen met andere nummers dan ze in whmcs terugvinden.

[Guido]

Je hoeft toch niet de facturen die in Acumulus ingeboekt worden uit te leveren aan de klanten? Het gaat puur om de administratieve verwerking.

[InterOps]

Klopt, makkelijkste optie zou dan ook zijn om in whmcs alleen facturen door te sturen als ze betaald zijn. Maar dan kan ik bijvoorbeeld nog na de jaarafsluiting of btw aangifte facturen er bij krijgen voor die periode. Dat is niet handig.

Kort gezegd mis ik zegmaar een refund mogelijkheid vanuit whmcs via de api naar acumulus

[Guido]

Als je na het aangeven van de BTW nog facturen over die periode aanmaakt dan doe je volgens mij, of te vroeg aangifte of factureer je te laat

[InterOps]

Nee ik bedoel dat de factuur er in whmcs wel is, maar in acumulus pas aangemaakt wordt na betaling.... en dat kan na de btw aangiftedatum zijn.

[Guido]

Aha. Het mooiste zou zijn als de facturen, betaald of onbetaald, naar Acumulus overgezet worden en dat de plugin de betaalstatus aanpast via de API wanneer nodig. Ik zal het eens aan Remco voorleggen.

- Guido

[InterOps]

Super! Dank je wel voor de tijd Remco!

Gr

Theo