Bonnen bewaren

[Joost013]

Hoi

Een paar vragen:
Hoe lang moet ik nu voor de belasting de bonnen bewaren is dat 7 of 9 jaar?

Mogen deze bonnen ook allemaal ingescand zijn, zodat de enorme papieren stapel weg kan?

Groet

Joost

[Bert-Jan]

7 jaar.

Scannen mag.

Zorg alleen wel dat jouw digitale opslag tijdbestendig is.

[Joost013]

TNX!!

Dan kan 2009-2010 weg

Rest scannen en in de cloud zetten!

[Bert-Jan]

Cloud is fantastisch.

Wij leveren ook cloud-diensten.

Maar zorg altijd voor een eigen backup.

In Acumulus kun je nu makkelijk een archief maken van jouw bestanden bij:

Overzichten -> Documenten en bestanden -> onderaan de pagina Archief downloaden

[whugos]

Oud item, maar bij mij (nog steeds) een actuele vraag. Ik lees hierboven en hoor bijna overal dat ondernemers hun facturen, bonnen, etc. inscannen en daarna weggooien. Ik durf dat weggooien (nog steeds) niet aan. Vanwege de onduidelijke informatie op de site van de Belastingdienst. Zie: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/hoe_bewaart_u_uw_administratie

En dan de eerste zin: "U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier." Als ik dat dan letterlijk interpreteer moet ik een kassabon die ik op papier krijg ook op papier bewaren. Toch?

Die brochure maakt het ook niet duidelijk(er). Er staat dat je mag converteren. Daarover op pagina 5: "Bij conversie is het belangrijk dat u de gegevens volledig overzet. Scant u een document? Dan moet u de informatie op alle bladzijden (voor- en achterzijde) en bijlagen van het document converteren. Besteed ook aandacht aan echtheidskenmerken (zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk). Bij conversie kunnen deze verloren gaan."

Moet ik dan de voor- en achterzijde van een kassabon scannen? Dat lijkt mij bizar.

En wel eens de pagina over het bewaren van digitale documenten gelezen? Zie pagina 6: "Ontvangt u de factuur als bijlage bij een e-mailbericht? Dan is de authenticiteit en integriteit achteraf niet gewaarborgd. U moet aanvullende organisatorische maatregelen nemen om de authenticiteit en integriteit aannemelijk te maken. Het bewaren van de oorspronkelijke e-mail kan hierbij helpen."

Dus (ook) alle e-mails bewaren? Bij de betreffende factuur? Of gewoon in je mailbox? En er staat dat bewaren "kan helpen". Dus als de Belastingdienst zegt dat ze het niet vertrouwen moet je nog meer aanleveren...

Ik kan nog wel even doorgaan met schieten op de brochure, maar deze post is al (te) lang geworden.

Hopelijk weet iemand hoe de Belastingdienst het echt wil...

[Bert-Jan]

Volgens mij worden de regels pas bepaald wanneer een inspecteur controleert.

Als de administratie degelijk in elkaar steekt, is een scan prima.

Als er veel mankeert aan de administratie, komt de lat hoger te liggen voor alle onderdelen, dus ook voor bonnen e.d.

[Annalies Janssens]

Op de komende intermediairdagen (door de belastingdienst, voor belastingadviseurs) zal hier aandacht aan besteed worden. Ik heb me ingeschreven voor die sessie dus zal hier een (beknopt) verslag van gaan doen (half december)

[whugos]

@Bert-Jan: Dank! Aan de ene kant is het prettig dat de regels wat variabel zijn, aan de andere kant levert het nu onduidelijkheid op hoe te handelen. Dat laatste is vooral in dit geval niet handig, want als je eenmaal iets hebt weggegooid kun je het niet meer tevoorschijn toveren.

Ik vind het ook te begrijpen dat de inspecteur strenger is bij ondernemers die er een potje van maken. Helaas heb ik ook verhalen gehoord van goedwillende ondernemers die veel last hebben gehad van de (in die gevallen onterecht) strenge interpretatie van de inspecteur...

@Annalies: Dank! Hopelijk geeft de Belastingdienst helderheid. Ik kijk uit naar het verslagje!

[veenie]

uhmm nou dan heb je nog wel een uitdaging met thermische bonnetjes... die gaan 7 tot 9 jaar niet halen dan zijn ze echt blanco ook al zitten ze in een dichte map in de kast.
Zelf scan ik het allemaal in wel met alle informatie van de bon erop. Dus niet een stuk bon overslaan maar echt de geheel bon inscannen ook al is het soms een stuk reclame tekst onder aan de kassabon.
die kun je na 9 jaar nog prima uitprinten en is gewoon leesbaar. Ik heb soms kassabonnen die na 1 week op de plank al slecht leesbaar zijn geworden.