Woocommerce + Acumulus + PDF Invoices & Packing Slips

[Berg]

Standaard wordt in Woocommerce een ordernummer toegevoegd ipv een factuurnummer. Nou kan je met de plugin n WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips van WPovernight (Ewout Fernhout) een factuurnummer toevoegen. Om het makkelijk maken om orders terug te vinden vroeg ik mij af hoe dit factuurnummer meegestuurd kan worden naar acumulus. Ik heb contact gehad met WPovernight (Ewout Fernhout) en die melde het volgende


'Ik heb even snel in de broncode van de WooCommerce Acumulus koppeling gegeven, maar kan niet snel zien of zij aan de WooCommerce kant van de api al mogelijkheden hebben om het factuurnummer vast te zetten. Mogelijk zou dit kunnen met het acumulus_invoice_send_before filter maar dat moet je even navragen bij Acumulus support.'

[erwin-burorader]

Als het factuurnummer aan het order object is op te vragen, ofwel als de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin dit als data aan de order toevoegt (of als meta data aan de post), dan kun je het bij de geavanceerde instellingen, in het veld  'description'/'beschrijving' meesturen. Daar staat normaal gesproken
    [invoiceSource::type+invoiceSource::reference+"-"+originalInvoiceSource::type+originalInvoiceSource::reference]
maar daar kun je dan iets als
    ["Factuur"+"source::invoice_id+" voor "+invoiceSource::type+invoiceSource::reference]
van maken(dan dien je dus wel weten onder welke naam het factuurnummer wordt opgeslagen(hier even genoteerd als invoice_id). Je moet dan ook even uitzoeken hoe het met refunds zit, krijgen die ook een apart factuurnummer of worden die zelf als factuur beschouwd?

Als je het echt als factuurnummer wilt meesturen (wat door Siel afgeraden wordt) zou ik, als dit snel te doen is, support voor deze plugin kunnen inbouwen. Zo niet dan zou het idd via het acumulus_invoice_send_before event gedaan kunnen worden door zelf een mini plugin te ontwikkelen op bais van onze acumulus_customise_invoice voorbeeld plugin (zie onder downloads op dit forum).

[Berg]

Hey Erwin. Bedankt voor de hulp. ik ga het even testen. Het hoeft trouwens alleen als notitie toegevoegd te worden hoor, niet als factuurnummer in Acumulus. Ik hen te veel verschillende webshops dat dit onmogelijk maakt.

[m.versteegh]

Als het factuurnummer aan het order object is op te vragen, ofwel als de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin dit als data aan de order toevoegt (of als meta data aan de post), dan kun je het bij de geavanceerde instellingen, in het veld  'description'/'beschrijving' meesturen. Daar staat normaal gesproken
    [invoiceSource::type+invoiceSource::reference+"-"+originalInvoiceSource::type+originalInvoiceSource::reference]
maar daar kun je dan iets als
    ["Factuur"+"source::invoice_id+" voor "+invoiceSource::type+invoiceSource::reference]
van maken(dan dien je dus wel weten onder welke naam het factuurnummer wordt opgeslagen(hier even genoteerd als invoice_id). Je moet dan ook even uitzoeken hoe het met refunds zit, krijgen die ook een apart factuurnummer of worden die zelf als factuur beschouwd?

Als je het echt als factuurnummer wilt meesturen (wat door Siel afgeraden wordt) zou ik, als dit snel te doen is, support voor deze plugin kunnen inbouwen. Zo niet dan zou het idd via het acumulus_invoice_send_before event gedaan kunnen worden door zelf een mini plugin te ontwikkelen op bais van onze acumulus_customise_invoice voorbeeld plugin (zie onder downloads op dit forum).

Is het mogelijk om support hiervoor in te bouwen zodat accumulus de nummering van woocommerce / PDF invoice plugin overneemt. Er is dan alvast 1 tevreden gebruiker

[Guido]

Technisch gezien is het mogelijk om het factuurnummer bij het aanbieden van de Wordpress-plugin direct mee te geven aan de API van Acumulus via de <number> XML-node van de invoice API.

Echter, we raden dit met klem af. We adviseren dan ook om de originele referentie uit de webshop te laten voor wat het is en deze aan de toelichting van de boeking mee te geven. Hiermee krijg je dan in Acumulus bij de verkoop-boeking automatisch een opvolgend factuurnummer toegewezen welke zorgt voor een niet onderbroken nummerreeks in de administratie. Ongeacht de webwinkel-bron. Ook bij meerdere webwinkels of andere verkoopkanalen zal deze aanpak altijd voor een sluitende nummerreeks zorgen. Deze sluitende nummerreeks is een belangrijk punt van aandacht bij een fiscale controle door bijvoorbeeld de belastingdienst.

Een andere reden is dat bepaalde bepalingen voor een nieuw nummer in Acumulus automatisch gaan. Als een webwinkel factuurnummer 37 geforceerd heeft doorgegeven dan zal een handmatige factuur nummer 38 krijgen. Als een andere webwinkel of verkoop-kanaal een andere reeks hanteert en nummer 6088 toevoegt en er daarna weer een handmatige factuur opgesteld wordt dan zal deze nummer  6089 krijgen. Iets dat in praktijk tot een wirwar aan factuurnummers zal leiden dat het vlot paraat hebben van informatie belemmert.

Verder kunnen verschillende bronnen elkaar in nummering gaan overlappen. Zodra je een eigen nummer forceert zal Acumulus, ongeacht of dat nummer al in gebruik is, de boeking doorzetten. Hiermee krijg je dan mogelijk 2x factuurnummer 13..

Dat het praktisch is om het factuurnummer, ordernummer, bestelcode of andere referentie naar het proces in de webshop inzichtelijk te hebben in Acumulus begrijpen we. Daarom adviseren we dan ook om deze informatie in de toelichting van de boeking te vermelden. Deze komt dan terug op de documenten (factuur/pakbon/etc) en kan opgezocht worden in de verschillende schermen.

Tip: Via: "Beheer -> Geavanceerde instellingen -> Toelichting in overzicht verzonden facturen -> Opslaan" komt deze informatie direct op het scherm in het desbetreffende overzicht.

Uiteraard kan ik een situatie voor het gebruik over het hoofd zien, maar ik heb het idee dat het vooralsnog gaat om het vlot kunnen terugvinden van de bestellingen uit de webwinkel in Acumulus. Als het hier tot beperkt is zou ik je willen vragen om bovenstaande tip te proberen.

Gr,
Guido

[Berg]

Bij mij gaat het puur om het terugvinden van orders. Standaard hebben Woocommerce ordernummers ipv factuurnummers. Het komt echter voor dat klanten vragen om een factuur met factuurnummer. Om die reden heb ik het factuurnummer geactiveerd naast het ordernummer.
Echter bij op rekening maken bedrijven dan het bedrag over ovv het factuurnummer die ik dus niet in acumulus in de notities heb staan.

Het is mij nog steeds niet gelukt om dit er in te krijgen trouwens.

[Guido]

Als je in Acumulus bij:

  Overzichten -> Laatste boekingen -> Zoekveld 

een ordernummer uit WooCommerce invult dan zou je de orders moeten terugvinden.

Het ordernummer van WooCommerce is als het goed is terug te vinden in de toelichting van de boeking in Acumulus. Deze toelichting zou weer moeten terugkomen op de (PDF-)facturen die Acumulus opstelt.

Had je de geavanceerde instellingen aangepast zoals hierboven omschreven?

[Berg]

Beste Guido,

Het ordernummer is wel terug te vinden, maar het factuurnummer (van PDF Invoices & Packing Slips ) niet.