Technisch gezien is het mogelijk om het factuurnummer bij het aanbieden van de Wordpress-plugin direct mee te geven aan de API van Acumulus via de <number> XML-node van de invoice API.
Echter, we raden dit met klem af. We adviseren dan ook om de originele referentie uit de webshop te laten voor wat het is en deze aan de toelichting van de boeking mee te geven. Hiermee krijg je dan in Acumulus bij de verkoop-boeking automatisch een opvolgend factuurnummer toegewezen welke zorgt voor een niet onderbroken nummerreeks in de administratie. Ongeacht de webwinkel-bron. Ook bij meerdere webwinkels of andere verkoopkanalen zal deze aanpak altijd voor een sluitende nummerreeks zorgen. Deze sluitende nummerreeks is een belangrijk punt van aandacht bij een fiscale controle door bijvoorbeeld de belastingdienst.
Een andere reden is dat bepaalde bepalingen voor een nieuw nummer in Acumulus automatisch gaan. Als een webwinkel factuurnummer 37 geforceerd heeft doorgegeven dan zal een handmatige factuur nummer 38 krijgen. Als een andere webwinkel of verkoop-kanaal een andere reeks hanteert en nummer 6088 toevoegt en er daarna weer een handmatige factuur opgesteld wordt dan zal deze nummer 6089 krijgen. Iets dat in praktijk tot een wirwar aan factuurnummers zal leiden dat het vlot paraat hebben van informatie belemmert.
Verder kunnen verschillende bronnen elkaar in nummering gaan overlappen. Zodra je een eigen nummer forceert zal Acumulus, ongeacht of dat nummer al in gebruik is, de boeking doorzetten. Hiermee krijg je dan mogelijk 2x factuurnummer 13..
Dat het praktisch is om het factuurnummer, ordernummer, bestelcode of andere referentie naar het proces in de webshop inzichtelijk te hebben in Acumulus begrijpen we. Daarom adviseren we dan ook om deze informatie in de toelichting van de boeking te vermelden. Deze komt dan terug op de documenten (factuur/pakbon/etc) en kan opgezocht worden in de verschillende schermen.
Tip: Via: "Beheer -> Geavanceerde instellingen -> Toelichting in overzicht verzonden facturen -> Opslaan" komt deze informatie direct op het scherm in het desbetreffende overzicht.
Uiteraard kan ik een situatie voor het gebruik over het hoofd zien, maar ik heb het idee dat het vooralsnog gaat om het vlot kunnen terugvinden van de bestellingen uit de webwinkel in Acumulus. Als het hier tot beperkt is zou ik je willen vragen om bovenstaande tip te proberen.
Gr,
Guido
