Computer (investering) betaald in 2018, factuur en creditnota voldaan in 2019

Djeuce · 02 maart, 2019, 15:15:00

Goedemiddag,

Ik ben bezig de boekhouding van mijn man zijn bedrijfje over 2018 af te sluiten en loop tegen het volgende aan. Eind 2018 heeft mijn man voor zijn bedrijf losse computeronderdelen besteld waarmee hij zelf zijn nieuwe computer in elkaar heeft gezet. Al deze losse onderdelen vormen samen zijn computer en daarom zie ik al deze onderdelen - die allen bij één bedrijf zijn aangeschaft en gezamenlijk op één factuur staan - ook als één geheel. Alle onderdelen bij elkaar heeft hij een computer in elkaar gezet met een waarde van meer dan € 3.500. Een flinke investering dus en dit heb ik ook zo in Accumulus ingevoerd: als één computer en één investering met afschrijving over vijf jaar. Volgens mij is dat oké toch?

Nu het probleem. Mijn man heeft het totaalbedrag voor de computer overgemaakt in december 2018. De factuur van de computer is echter pas in 2019 binnengekomen en de factuurdatum staat dus ook op 2019. Geen probleem voor de investering, die gaat gewoon lopen vanaf de factuurdatum in 2019, dat regelt Accumulus uitstekend. De kosten zijn door mijn man echter al betaald in 2018. Ik heb hiervoor een balanspost 'overlopende activa' gemaakt en daarmee het gehele bedrag op 2019 gezet. Tot zo ver klopt mijn redenatie volgens mij nog (zo niet, dan hoor ik het graag

). In 2019 - tijdens het in elkaar zetten van de computer - bleek echter dat mijn man het verkeerde type videokaart voor de computer had besteld. Hij heeft met de leverancier gebeld en heeft de videokaart mogen retourneren en een andere videokaart besteld. Hij kreeg een nieuwe factuur waarop het bedrag van de ene videokaart volledig gecrediteerd is (een bedrag van zo'n € 700) en de andere videokaart gefactureerd is (een bedrag van zo'n € 800). Uiteraard stond op deze factuur alleen het crediteren en factureren van de videokaart en dus niet meer alle andere losse computeronderdelen die mijn man eerder al had besteld. En dit is het punt waarop ik vastloop. Hoe boek ik deze factuur/creditnota nu correct? Het bedrag dat als overlopende activa op de balans in 2018 staat, is dus niet juist doordat hij uiteindelijk een net iets duurdere videokaart heeft gekocht en ook het bedrag dat als investering is geboekt, klopt dus niet meer. Hoe pas ik dit overal correct aan, dus voor de balans 2018, maar ook voor de investering die nu dus iets hoger uitpakt, terwijl ik nu dus niet één volledige factuur meer heb? Hoe doe ik dat nu ik twee facturen heb die bij elkaar horen; de eerste factuur met het totaalbedrag van alle computeronderdelen en de tweede factuur met de facturatie/creditatie van de videokaart?

Ik hoop dat jullie mij kunnen helpen! Alvast heel erg bedankt.

Groet,
Joyce

Bert-Jan · 02 maart, 2019, 21:16:24

Ik zou die extra factuur gewoon apart boeken.

Heb ik het goed dat de computer pas in 2019 in gebruik is genomen?

Djeuce · 03 maart, 2019, 16:07:26

De computer is inderdaad in 2019 in gebruik genomen.

Jij geeft aan de factuur gewoon apart te boeken, maar dan wordt dit toch niet gekoppeld aan de eerdere factuur en klopt het investeringsbedrag toch niet? Hoe boek ik dit zodat het investeringsbedrag juist is?

Bert-Jan · 03 maart, 2019, 16:27:30

Bij het invullen van de IB-aangifte dien je dit apart op te geven. Dus kun je daar gewoon het totaalbedrag invoeren.

Djeuce · 03 maart, 2019, 22:32:07

Als dat de enige oplossing is, dan ga ik het zo doen. Moet ik er dus gewoon zelf elke keer aan denken dat ik de bedragen juist aanpas zodat de investering niet te hoog of te laag uitvalt. Dank!

Djeuce · 04 maart, 2019, 00:05:21

Dacht ik er klaar mee te zijn, maar toch niet helemaal! Mijn man blijkt eind januari nog twee kleine hardware onderdelen aangeschaft te hebben, die nog nodig waren om de computer te kunnen assembleren. De onderdelen zijn niet gelijktijdig besteld en hij heeft hiervan dus nog twee aparte facturen ontvangen. Beide onderdelen hebben zo rond de € 150 gekost en zowel los als gezamenlijk komen deze niet aan de minimale investeringswaarde van € 450. De onderdelen horen echter wel bij de totale investeringswaarde van de computer op maat en ik zoek nu dus toch naar een manier waarop ik alle losse facturen in één keer kan boeken als investering, maar de facturen daarnaast ook los kan inboeken om de datum dat deze daadwerkelijk zijn ontvangen/betaald, zodat de administratie en het banksaldo ook klopt met de werkelijkheid. Iemand een idee hoe ik dit het beste kan aanpakken? Totaal investeringsbedrag excl. BTW boeken, BTW vrij op rekening buiten Accumulus? En dan de losse betalingen excl. BTW als privé opnamen? En de originele facturen verder zoals gebruikelijk boeken als zakelijke uitgaven met 21% BTW en bij de bedragen hoger dan € 450 'geen investering' aanvinken zodat de investering niet dubbel wordt geboekt? Geen flauw idee of dit zo klopt. I'm lost

Bert-Jan · 04 maart, 2019, 11:37:50

Ik denk dat het je niet allemaal bij elkaar hoeft te vegen in Acumulus.

Geef gewoon in de aangifte IB apart aan dat je in aanmerking komt voor KIA en geef dan het geheel op.

Djeuce · 04 maart, 2019, 19:56:19

Hi Bert-Jan,

Dan doe ik dus alle facturen los invoeren en bij alle facturen 'geen investering' aanvinken waarna ik handmatig (ik heb een overzichtje in Excel) en afschrijvingen op de balans zet? En dan gaat er nergens iets fout of komen de bedragen ergens dubbel in de jaarrekening waar ze niet horen?

Groet,
Joyce

Bert-Jan · 04 maart, 2019, 20:00:19

Wat je makkelijk kunt samenvoegen, zou ik wel in 1 x boeken.

Anders kunnen we toch het beste even bellen.

Djeuce · 04 maart, 2019, 20:27:27

Samenvoegen gaat niet zo makkelijk, omdat het meerdere facturen betreft waarvan eentje nog in 2018 valt en de anderen in 2019. Alle facturen zijn op andere data betaald en de ene factuur zakelijk, de andere privé. En dan zitten er ook nog twee creditnota's bij. Wat ik nu heb gedaan is alles overzichtelijk in één Excelbestand gezet (zie de bijlage). Aan de hand van dit overzicht ga ik jaarlijks handmatig de afschrijvingen op de balans zetten. Alle losse facturen en creditnota's heb ik zoals gebruikelijk ingevoerd in Accumulus. Bij de facturen die meer dan € 450 bedragen heb ik deze echter op 'geen investering' gezet. Volgens mij moet het zo toch goed gaan dan?

Het liefst zou ik deze investering natuurlijk nog steeds in één keer in Accumulus zetten, zodat Accumulus hier rekening mee houdt. Des te meer ik in Accumulus kan zetten, des te fijner. Des te kleiner is de kans dat ik volgend jaar bij de jaarrekening van 2019 fouten maak. Ik word heel blij van alles wat automatisch gebeurt, zelfs als dat betekent dat ik de boeking er op een hele omslachtige manier in moet zetten

Djeuce · 04 maart, 2019, 20:46:33

Ik zit ineens te denken. Kan ik alle bedragen niet in één keer als investering boeken op de dag van de laatste binnengekomen factuur en dan alle betalingen/credits van de eerdere facturen als 'deelbetalingen' (op een tussenrekening) behandelen? Op die manier kloppen alle banksaldi maar kan ik de investering wel als één totaal boeken. Of zeg ik nu iets heel raars?

Bert-Jan · 04 maart, 2019, 20:52:25

Dat zou ook goed kunnen.

Djeuce · 04 maart, 2019, 20:55:32

Kijk, dat is fijn! Dan weet ik zeker dat ook volgend jaar bij het maken van de jaarrekening alles goed gaat

Dank voor je hulp!

Bert-Jan · 04 maart, 2019, 20:56:08

Nou eerlijk gezegd, heb je het zelf opgelost.

Djeuce · 04 maart, 2019, 21:57:51

Nog één laatste vraag: moet je voor de rekeningen 'deelbetalingen debiteuren' en 'deelbetalingen crediteuren' ook ieder jaar op 1 januari een fictieve storting/opname doen voor een correcte balans? Of geldt dat niet voor deze rekening?

Bert-Jan · 04 maart, 2019, 22:00:48

Ja, net als bij gewone rekeningen.

Djeuce · 04 maart, 2019, 22:07:23

Thnx!