Correctie n.a.v. foutieve btw-tarieven in kortingcodes van Mijnwebwinkel

[Guido]

In de afgelopen periode is er een fout ontstaan binnen het koppelvlak van Mijnwebwinkel. Hierdoor werd het gehanteerde btw-tarief voor kortingcodes niet juist doorgegeven.

Acumulus heeft om deze reden de kortingen tegen 0% btw verwerkt, waarbij dit veelal 21% btw had moeten zijn. Na melding is dit probleem door Mijnwebwinkel sinds afgelopen weekend permanent opgelost voor nieuwe orders, maar helaas niet met terugwerkende kracht.

Om deze reden dienen er handmatige correcties in de Acumulus administratie plaats te vinden.

Voor zover wij kunnen zien speelde het probleem al in mei 2018, maar mogelijk eerder.

Mocht u gebruik maken van speciale kortingcodes dan kunt u eenvoudig uitzoeken of u getroffen bent door dit probleem.


Uitzoeken of het probleem in de administratie speelt:
-----------------------------------------------------
* Log in in Acumulus en ga naar Overzichten Aangifte omzetbelasting (BTW).
* Selecteer 2018 - Heel jaar - Alle kostenplaatsen
* Vink: Toon details aan.
* Zoek in het lange overzicht de vermeldingen bij  Rubriek 1e op.

Als bij Rubriek 1e kortingcodes vermeld staan dan speelt het probleem en dient er een correctie plaats te vinden. Als er in 2017, 2018 en 2019 geen kortingcodes bij rubriek 1e staan dan bent u niet getroffen door het probleem.

We betreuren dat dit gebeurd is, maar helaas lag de oorzaak van de foutvorming buiten ons bereik.

Hieronder kunt u teruglezen hoe u de correctie-boekingen kunt verwerken.

[Guido]

Losse correcties

Als het om enkel kortingcodes gaat in enkele boekingen is de netste oplossing een correctie op indivueel boeking-niveau.

Stap 1:
* Acumulus -> Overzichten -> Aangifte omzetbelasting (BTW)
* Selecteer 2018 - Heel jaar - Alle kostenplaatsen
* Vink: Toon details aan.
* Zoek in het lange overzicht de vermeldingen bij "Rubriek 1e" op.

Dit zijn de verleende kortingen die tegen 21% hadden geboekt moeten worden.

Als er goed naar het lijstje gekeken wordt kan er opgemerkt worden dat enkele facturen dubbel voorkomen. Hier gaat het om facturen waar blijkbaar 2x een korting verleend
is. Beide kortingen dienen op de factuur omgezet te worden van 0% naar 21% (of eventueel 6% of 9%).

Het is verstandig om het lijstje met factuurnummers even op te schrijven
om ze later op papier weg te strepen. Noteer ook de factuurdatum en
betaaldatum.

Stap 2:
a] Klik in het overzicht een verkeerde kortingregel aan. Als het goed is opent deze nu de
bijbehorende boeking.

b] Ga naar het eerste tabblad; "Boeking".

c] Kies rechts onderin bij "Opties" voor "Kopieer deze factuur debet".

d] Kies "Optie uitvoeren".

e] In de volgende stap worden normaal gesproken
handmatig facturen opgesteld worden. Zoek in dit scherm de kortingregel
(of kortingregels!) waarop een verkeerd btw-tarief toegepast is. Klik de regel aan en
wijzig het btw-tarief van 0% naar 21% (of 6% of 9%)

f] Wijzig de toelichting van de factuur van bijvoorbeeld "Mijnwebwinkel order 1234"
naar "Mijnwebwinkel order 1234 - correctie". Zodat de boekingen straks uit
elkaar gehouden kunnen worden.

g] Verander het factuurnummer dat Acumulus zelf bedacht heeft in het
originele factuurnummer dat bewerkt wordt(zie papieren lijstje). Wijzig ook de
factuurdatum en betaaldatum.

h] Kies "Opslaan".

i] Zoek de originele order 1234 en verwijder deze en streep deze af op
het papieren lijstje.

j] Ga terug naar het BTW-overzicht, zoek in 2018 naar Rubriek 1e en werk
ze zo allemaal af. Het is raadzaam om dit ook voor 2017 en 2019 te controleren.

[Guido]

Bulk-correcties:

Als het om heel veel kortingcodes gaat waarop het verkeerde btw-tarief van toepassing is kan het beste per kwartaal een correctie-boeking gedaan worden. Hier kan het beste even contact met de klantenservice voor worden opgenomen.

[Jacq]

Bij mij gaat het nu nog niet goed. Ik heb hier een paar facturen van vorige week waarbij nu het kortingsbedrag niet is ingevuld.
Btw staat ook nog steeds op 0%.
Het factuurbedrag in Acumulus is nu dus hoger dan de werkelijke factuur omdat de korting helemaal niet is verrekend.
Ik heb voorheen geen problemen hiermee gezien maar nu dus juist wel.

[Guido]

Hmm. Ik heb hier uitgebreid contact met MWW over gehad en ik heb gezien dat het voor een bestaande order correct verliep, wel enkele dagen na mijn aankondiging overigens. Het heeft achteraf nog wel ongeveer een week geduurd voordat het echt opgelost bleek.

Kun je de koppelingscode in Acumulus, waarbij je de instellingen hebt opgeslagen en de meest recente order waar dit bij jou speelt even emailen naar klantenservice@acumulus.nl ? Dan haal ik handmatig de order over en check ik de data die uit de MWW-API komt direct even.

[Jacq]

Ik heb een mail gestuurd.

[Guido]

Merci, de bewuste order bevat nu inderdaad de juiste informatie in de API van MWW. Echter, de order is volgens mij nog net geïmporteerd voordat MWW de fix definitief uitrolde...

Ik vrees dat je deze even moet herstellen zoals hierboven omschreven :/

[Guido]

Voor een aantal orders werd een afwijkende presentatie van de kortingen aangeboden. Dit zorgde er voor dat (voor zover bekend) 2 gebruikers 0-bedragen kregen voor de kortingproducten in Acumulus. Dit is vanmorgen (29-05-2019) aan de kant van Acumulus afgevangen en verholpen met een work-around.