Dubbele boekingen kunnen opsporen

[A.S.]

Goedendag,

Een functionaliteit die ons en wellicht ook anderen enorm zou kunnen helpen is de volgende:

Het eenvoudig kunnen opsporen van dubbele boekingen die exact identiek zijn.

Om 2 redenen hebben wij wel eens dubbele boekingen in ons systeem:

- per ongeluk handmatig iets dubbel ingeboekt (dit gebeurt gelukkig zelden)
- via de automatische import vanuit onze webshop. Er is een hickup bij het aanmaken van een creditnota dat de originele factuur dan (soms) opnieuw geïmporteerd wordt en er zo een dubbele factuurboeking in Acumulus terecht komt die exact identiek is. We verwijderen die nu handmatig als dit gebeurt, maar er bestaat altijd risico dat je er eentje overziet.

Vanwege het hoge aantal boekingen dat wij per jaar hebben, is een controleknop op dubbele boekingen geen overbodige luxe voor ons.

Het probleem is ook aan de import kant bekeken, maar voorlopig hebben we dat nog niet geheel kunnen oplossen.
Ik bedacht me daarom dat het wellicht eenvoudiger is als deze dubbele boekingen in Acumulus zelf teruggevonden kunnen worden. Stel dat er een knop zou zijn met "Zoek identieke boekingen", dan kun je zeer eenvoudig einde jaar kijken of er per ongeluk iets dubbel geboekt is en kun je dit direct corrigeren.

Ik hoop dat het mogelijk zou zijn dit in de toekomst mogelijk te maken, wij zien er een grote meerwaarde in voor alle klanten van Acumulus 

[Guido]

Dat is op zich wel een idee, maar ook wel lastig om op een "lichte" manier uit te voeren. Zeker met grote aantallen boekingen vereist het nogal wat verwerkingstijd waardoor het scherm wel eens traaaaag zou kunnen worden.

Dubbel zouden we dan wel wat scherp moeten definiëren.

- zelfde relatie
- zelfde totaalbedrag
- zelfde btw-tarief
- zelfde factuurregels
- zelfde factuurdatum

en wellicht ook de betaaldatum meenemen hierin. Al kan ik mij voorstellen dat de betaaldatum en betaalstatus wellicht zouden kunnen verschillen.

Ik ga het even in de groep gooien

[A.S.]

Ik kan me inderdaad voorstellen dat de uitdaging er in zit om de search query zo licht mogelijk te houden.

Ben benieuwd of jullie mogelijkheden zien, maar dank alvast voor de overweging

[Guido]

Ik denk dat ik iets in elkaar heb kunnen zetten om boekingen die verdacht veel op elkaar lijken automatisch terug te vinden. Zou je even contact willen opnemen met klantenservice@acumulus.nl ? Ik zou graag willen horen van je of het in jouw dataset iets zinvols rapporteert.

[A.S.]

Zal ik doen

[Berg]

Geweldige functie.. Toevallig dat ik hem bij de algemene meldingen zag staan, want de knop staat aan de onderkant van 'laatste boekingen'. Is het niet functioneler als deze bovenaan staat. De knop zie je nog al snel over het hoofd als je de hoeveelheid zichtbare boekingen op meer dan 50 heb staan.

[Guido]

Ik ben nog niet helemaal klaar met de functie. Zo is er momenteel geen match op de onderliggende bedragen waardoor bepaalde boekingen onterecht als dubbeling worden aangemerkt. In bepaalde administraties levert dit veel false positives op.

Momenteel herschrijf ik de code op basis van een iets andere methode, zodat de false positives verder beperkt worden. De knopjes ook bovenin is een goed idee. Tnx.

[Berg]

Goed bezig Guido, dit gaat heel veel tijd besparen!

[Guido]

Ik heb zojuist een update aan het scherm doorgevoerd waarbij ook rekening gehouden wordt met een serie van uitzonderingen en met de diverse bedragen die in een boeking aanwezig zijn. De boekingen worden op basis van een fiscale vergelijk-code nu gescreend. Waarschijnlijk haal ik op een later moment deze code weer weg.

Hopelijk haalt dit de nodig ruis van false-positives weg uit het overzicht.

- Guido.

[A.S.]

De toevoeging van de bedragen is zeer nuttig.

Dank voor de inspanningen!

[Berg]

In principe is het goed dat er naar bepaalde criteria gekeken wordt om false-positive te voorkomen, echter zou er wat mij betreft ook een optie moeten zijn om gewoon simpel dubbele factuurnummers te kunnen opsporen. Zo heb ik laatst (in 2019) boekingen gemaakt met de datum in 2018. Er natuurlijk niet bij nagedacht dat hij de factuurnummerreeks van 2019 pakt, waarbij acumulus zelf blijkbaar ook in de war raakt en elke 2018 boeking een zelfde factuurnummer geeft.

Ik ga er tenminste van uit dat die boekingen gewoon de factuurnummerreeks van 2018 nog moeten hebben ook al boek ik ze dit jaar in.

Edit: Het zou sowieso ook handig zijn om te kunnen kijken of de factuurreeks aaneengesloten is of dat er gaten zijn. Dit is wel mogelijk door kopie in excel, maar dit werkt verre van goed door dat je hier werkt met de 'omschrijving' waar het factuurnummer in staat ipv het factuurnummer veld zelf. Misschien als het factuurnummer veld in 'laatste boekingen' als kolom wordt toegevoegd? Ik kan zo ook nergens een overzicht vinden waarbij een kolom 'factuurnummer' wordt vermeld.. of kijk ik er over heen?

[Guido]

Edit: Het zou sowieso ook handig zijn om te kunnen kijken of de factuurreeks aaneengesloten is of dat er gaten zijn.

Zie hiervoor overzichten -> laatste boekingen -> knop: factuurnummer-reeksen.

- Guido