Document met voorwaarden opdracht

[yoeristaal]

Ik heb een lastige klant, en deze wil opeens alles technisch onderbouwd zien.
Nu is dit waarschijnlijk de meest rommelige klant tot nu toe, dus dat wordt lastig.

De situatie zit als volgt:
De klant wilde een website in mei dit jaar. Ik heb een document opgesteld met eisen waar de website aan moest voldoen.
Dit is goedgekeurd via mail/MSN. Ook de prijs is bevestigd. Technisch gezien is niets ondertekend met handtekening ed. Het was een haastklus, dus het moest zo snel mogelijk online.
Een maand later, de site is gelanceerd, ik heb een factuur gestuurd, en die is betaald.

Maar de klant is niet tevreden, en vraagt om nog een hele rits wijzigingen. Ik meld netjes dat dat niet onder de oude opdracht valt. Wij worden het op MSN eens over een nieuwe opdracht met daarin de wijzigingen. Wederom een haastklus, dus ik ga weer aan het werk.
De klant heeft ernstige geldproblemen, dus ik geef hem uitstel van betaling: het bedrag wordt verdeeld over 3 kwartaaltermijnen in 2011.
De wijzigingen zijn ondertussen doorgevoerd, en de site loopt uitstekend.

Nu breekt de eerste betaaltermijn aan, en de klant komt op bezoek. Hij meldt met een enorme omweg: we zijn het nooit eens geworden over een tweede opdracht, dus zijn al die wijzingen (ook achteraf) onderdeel van de eerste opdracht. Geen tweede opdracht, geen factuur om te betalen.

Gelukkig is de situatie sindsdien licht veranderd. Hij is bereid het geld voor de tweede opdracht te betalen, mits duidelijk een lijst wordt opgesteld van eisen in de eerste en tweede opdracht. Nu ben ik bang dat zo\'n lijst niet dekkend zal zijn. Staat ergens een sjabloon voor een lijst met zulke voorwaarden?
Het is de bedoeling dat hij het ondertekent, met een tekst als \"hiermee verklaar ik dat de bovenstaande lijst is uitgevoerd, en dat daarmee het bedrag van X zal worden betaald\" Belangrijk is dat eenmaal ondertekend, hij niet nogmaals weet weg te glibberen.

Verder vraag ik mij af hoe ik een eenmalige factuur kan opdelen in drie termijnen.
Alvast bedankt voor een antwoord!

PS: Sorry als ik veel vragen stel, maar bij het opruimen van 2010 komt er erg veel onnodig papierwerk boven, zowel bij mij als bij mijn klanten.

[Bert-Jan]

Indien je alle correspondentie nog hebt, kun je aantonen dat de klant akkoord ging met de toenmalige beschrijving van de site. De klant heeft op dat moment geen verduidelijking gevraagd.

Voorts heeft de klant na levering betaald, en bij het betalen geen op- of aanmerkingen gemaakt. Hiermee heeft de klant impliciet een akkoordverklaring gegeven.

Het lijkt er op dat de klant pas daarna bezwaren is gaan krijgen. Dat kan natuurlijk maar de vraag is in hoeverre dat jou verwijtbaar is. De klant is immers akkoord gegaan met de beschrijving en de levering.

Je hebt aangegeven dat de wijzigingen een NIEUWE opdracht betreffen en daar is de klant ook mee akkoord gegaan. Indien de klant van mening was dat er sprake was van een wanprestatie, zou deze:

- dat gemeld moeten hebben bij oplevering;
- de betaling uitgesteld hebben;
- niet akkoord gegaan zijn met een nieuwe opdracht.

Het opstellen van een detail-overzicht voor beide opdrachten doet - mijns inziens - niets af aan de geldigheid van de overeenkomsten die jullie zijn aangegaan en op basis waarvan. Het is de verantwoordelijkheid van beide partijen om daar vooraf voldoende duidelijkheid in te scheppen. Jullie zijn beide akkoord gegaan met de beschrijving zoals deze bestond.

De klant is volgens mij nu niet in de positie om de betaling afhankelijk te maken van een meer gedetailleerde beschrijving. De klant is akkoord gegaan met de extra werkzaamheden onder de vlag van een nieuwe opdracht.
Bovendien zou een meer gedetailleerde omschrijving alleen maar meer stof tot discussie kunnen geven. Je kunt natuurlijk wel een beschrijving geven van wat jij hebt gemaakt voor de eerste en de tweede opdracht.

[yoeristaal]

Het verhaal wordt langzaam ellendiger. Ik heb echt de hulp nodig van iemand die hier verstand van heeft.
Het gaat hier om een \"vriend\" van me, en we staan op voet van oorlog.

Korte samenvatting:
De klant wilde een webwinkel met een waslijst aan eisen (de eerste opdracht).  Ik zei dat ik dat niet allemaal voor zijn prijs kon doen, dus deed ik eerst het broodnodige, voor dezelfde prijs. Die site ging de lucht in, en de factuur is betaald. Hij zit nogal in de geldproblemen, dus was het belangrijk om zo snel mogelijk online te gaan, om geld te kunnen verdienen met de webwinkel.

Hij was natuurlijk niet tevreden, en wilde meer. Hij had nog steeds onmogelijk veel eisen, maar ik ben weer aan de slag gegaan. Wijzigingen gedaan, weer gemeld: ik kan niet ALLES doen voor die prijs. Voorgesteld wat dan wel, prima zolang het maar snel gebeurde. Daarna heb ik met zijn toestemming de site online gezet, en hij kon weer verder. Dat is allemaal een aantal maanden geleden. Ik heb hem toen bijna een half jaar uitstel van betaling gegeven. Nu hij eindelijk moet gaan betalen heeft hij weer problemen.

Ik heb hem deze week een lijst gemaild met wat ik zag als de eisen aan de twee opdrachten. Deze eisen heb ik allemaal volbracht. Nu heeft hij aan het document van de tweede opdracht allerlei nieuwe eisen toegevoegd. Allemaal dingen die hij nog in zijn hoofd had, maar ik niet heb gedaan, omdat hij ze toch niet kon/wilde betalen. Nu hij een kans ziet (in dat document) wil hij al die nieuwe eisen erin, anders betaalt hij niet.

Ik heb zijn webwinkel een week geleden (na onze ruzie) offline gehaald met de melding \"deze site is onder constructie\", want dat is zo, zolang hij de site niet wil goedkeuren. Nu eist hij dat de site online gaat, onder het motto dat hij voor de eerste opdracht netjes betaald heeft, en dus recht heeft op een site. Ik scherm natuurlijk terug met een melding dat ik dat nergens garandeer. Ook wil hij toegang tot alle code en het auteursrecht. Als ik hem dat geef, is hij natuurlijk weg met site en al. Ook stelde hij voor om de eerdere versie (na de eerste opdracht) dan maar online te gooien, en de tweede opdracht te vergeten. De tweede opdracht, waar ik wederom heel veel tijd in heb gestoken. Zolang hij maar niet hoeft te betalen.

Ik ben heel bang voor een wapenwedloop, waarbij beide partijen met grotere wapens gaan dreigen (rechters, deurwaarders, enz).
Aangezien beide partijen een rommelige papierhandel hebben, en de belangrijkste afspraken mondeling zijn gemaakt, ben ik bang voor onnodig veel tijd, moeite, en geldverspilling. Als er advocaten aan te pas gaan komen, dan zijn we straks allebei meer geld kwijt dan er in totaal in dit verhaal omgaat.

Kortom: hoe krijg ik mijn geld voor het gedane werk? Hoe los ik dit op? Want hij gaat niet zomaar betalen voor iets wat hij al heeft. En ik ga hem niet een webwinkel kado doen. Voor dat geld heb ik heel hard gewerkt, en ik heb het hard nodig.
Zolang dit conflict duurt, houd ik zijn website offline. Maar ik verwacht dat hij wanhopiger en gevaarlijker zal worden.

Alvast bedankt.

[Bert-Jan]

Je hoeft geen advocaat in te schakelen, je mag ook jezelf verdedigen indien de klant dit voor de rechter brengt.

Ik zou het er op aan laten komen. Waarschijnlijk worden jullie dan door de rechter naar de gang gestuurd om zelf een schikking te vinden.

[yoeristaal]

Beste Bert-Jan,
bedankt voor je reactie, zo laat nog vanavond.
Het liefst laat ik iets relatief onbenulligs als dit niet voor een rechter komen. Die heeft wel wat beters te doen.

Zelfs in de gang van de rechtzaal zou de situatie trouwens hetzelfde blijven. Hij zal blijven volhouden dat hij niet wil betalen, dus zo\'n schikking komt er toch niet. Zou er, met de informatie die ik hierboven heb gegeven, een directere oplossing mogelijk zijn?

[Bert-Jan]

Ik had je al een beetje gewaarschuwd dat het geven van zo\'n lijst eerder in jouw nadeel zou kunnen werken dan in jouw voordeel.

Je hebt te maken met een conflict waar beide partijen debet aan zijn omdat afspraken onvoldoende zijn vastgelegd. Je moet niet bang zijn voor een procedure. Het is maar de vraag of de klant dat zal doen, maar als deze dat doet, ga je gewoon zelf je verhaal vertellen. Stel je geen grote rechtszaal voor maar eerder een kamer.

Het is niet ongebruikelijk dat partijen de gang op worden gestuurd voor een zelfgevonden schikking. Als jij op de gang een voorstel doet en de klant gaat daar niet op in, dan vertel je dat aan de rechter. Niet willen meewerken aan een schikking wordt niet zo gewaardeerd door de rechter.

[yoeristaal]

De lijst was al verstuurd voordat die reactie hier stond. Ik baalde er wel van, want met dat advies had ik het natuurlijk nooit gedaan. Bedankt voor de beschrijving van de procedure. Ik ben zelf opgegroeid met het idee dat alleen criminelen in de rechtbank terecht horen te komen. Een ruzie als deze op de gang voortzetten is meer iets voor op de basisschool. Het neemt gelukkig wel wat van mijn angst weg. Ik zie wel hoe deze situatie verder gaat, en zonodig zal ik hier verder vragen. Het advies komt erg van pas, aangezien ik geen accountants of andere deskundigen op dit gebied ken.

Verder heb ik een redelijk goed gevoel over het geheel, en zonder website heeft hij natuurlijk helemaal niets. Dat dwingt hem min of meer om mij wat tegemoet te komen. Ik kan voorlopig prima leven met het uitstellen van dit conflict. Het is danwel mijn geld waar ik op zit te wachten, maar door de uitstel van betaling zou ik toch pas eind maart een derde, en in september het laatste derde van het geld krijgen.

Het enige waar hij me dan nog mee kan lastig vallen zijn gemiste inkomsten, door het feit dat zijn site offline staat. Gelukkig heb ik een lijst (het is immers mijn site) met al zijn verkopen, en dat is niet veel. Hij dreigde dat hij deze week al vijf klanten heeft moeten teleurstellen, maar uit de statistieken blijkt dat hij al blij mag zijn met vijf klanten in een maand.
Het is echt jammer dat de situatie zo is gelopen, want ruim een week geleden stond ik hem nog graag te woord met een luisterend oor en zonodig zakelijk advies.

[Karen Töning]

Veel sterkte met de verdere ontwikkelingen. Keep up the good things.

[Lenny Gramberg]

Misschien kunt u aangeven wat het financieel belang van deze kwestie is? D.w.z. het totale bedrag in Euro. Het zou ook prettig zijn als u zou kunnen aangeven wat wél schriftelijk is afgesproken (en dan bedoel ik ook e-mail correspondentie), met name t.a.v. de sitebouw en de afbetalingsregeling. Ook is van belang of (en hoé) u bij uw offertes algemene voorwaarden hanteert. Ik ben een bedrijfsjuridisch adviseur en wil er wel een vrijblijvende blik op werpen om uw rechtspositie enigzins in te schatten. U kunt dat, als u wilt, ook via de PM-mail aangeven.

[Bert-Jan]

LegraCon wees mij erop dat bij een vordering vanaf 5000 euro wel een advocaat nodig is. Ik zei dat het helemaal niet nodig was om een advocaat in te schakelen.

[yoeristaal]

De tweede opdracht gaat om E 1700,- excl, of E 2023,- incl BTW.
Dat valt dus nog onder die grens, en ik vind het zelf eigenlijk te weinig om hogere instanties (rechters, advocaten) ermee lastig te vallen.

De eerste (betaalde) opdracht was trouwens E 1854,- excl, E 2206.26 incl BTW.

Wat betreft de correspondentie: dat is nogal wat. Er zijn heel veel mailtjes heen en weer gegaan, vooral vragen van hem \"kan dit er nog in, kan dat er nog in?\" en reacties van mij \"nee nu nog niet\" of \"nee, helemaal niet\" en een hoop oeverloos gezwets tussendoor, over hoe hij z\'n zaken runt enz.

Ik had op het moment van de onderhandelingen geen Algemene Voorwaarden. Maakt mij dat volkomen hulpeloos?
Ik heb op dit moment redelijk standaard AV van de KVK op mijn site staan.

Ik zal proberen een bloemlezing te maken van de relevante stukken in de correspondentie, maar daar kan ik vele uren voor uittrekken.
Het is gewoon erg vervelend dat ik zo ontzettend veel extra tijd kwijt ben aan een opdracht die in mijn ogen al een half jaar geleden was afgerond.