Berichten

Ik maak voor de toelichting van facturen gebruik van het cache geheugen van Acumulus om niet telkens opnieuw te moeten tikken.
Nu hebben zich in het cache geheugen zoveel toelichtingen verzameld dat ik erg ver moet scrollen om de laatste toelichting teksten te vinden.
Hoe kan ik dit cache geheugen wissen zodat ik een verse start kan maken?

Groetjes,
Ton Elings

Hallo Bert-Jan,

Ik bedoel vooral het overzicht " Laatste boekingen".
Hierin kan ik alle boekingen van het geheel jaar controleren met mijn bank overzicht.

groetjes,
Ton

LS,

Ik voer de administratie voor een kapsalon in een verzorgingshuis. Dit betekent dat er:

- Een aantal klanten betalen via een maandfactuur. Deze worden in alle overzichten gesorteerd op factuur datum.
- Gewerkt wordt met het kas stelsel (facturen worden geboekt op betaaldatum)

Omdat alle inkomende rekening worden ingevoerd op betaaldatum via bankmutatie import, krijg ik elke maand een mismatch in volgorde.

Als ik in het boekingsoverzicht zou kunnen sorteren op betaaldatum, zou dit probleem op een eenvoudige manier uit de wereld zijn.

De vraag is dus: Kan bij de overzichten de sortering op betaaldatum worden toegevoegd?

Met vriendelijke groeten,
Ton Elings

Ik gebruik een zeer simpele en hufterproof methode om email adressen te controleren:

Ik voer alle gegevens van een nieuwe relatie in. Vervolgens stuur ik een mail vanuit Acumulus om deze gegevens te laten controleren, met het verzoek om de mail te beantwoordern voor de controle van het email adres.

Hoi Guido,

Ik heb nu voor het eerst gebruik gemaakt van de toegevoegde knop! Het werkt fantastisch en scheelt een hoop muis klikken!

Bedankt en keep up the good work.

In afwachting van de genoemde verbetering heb ik een work around uitgeknobbeld:

In de lijst van nieuwe facturen open ik de bovenste factuur en ga naar tab 2. Hier staat of de factuur verstuurd is.
Ik sluit deze boeking af en ga naar de volgende factuur.
Deze opent meteen in het tweede tab zodat ik direct kan zien of of deze is verstuurd.
ENZ.

Een vinkje is gemakkelijker maar voor het moment werkt het.

Grts Ton

Het is mij al enkele keren overkomen dat de betalingstermijn van een factuur is verlopen en ik mijn klant achteraan bel voor de betaling, om dat te horen te krijgen dat de factuur niet was verstuurd!

Ik verstuur tegen het einde van de maand plm 30 facturen in 1 keer, en dan vergeet je wel eens op het knopje te drukken.
Ik weet dat je bij de notities van de factuur kunt controleren of een factuur is verzonden maar een simpel vinkje in het facturen overzicht maakt dat een stuk gemakkelijker en duidelijker.

Ik denk niet dat ik hierin alleen sta?

Groetjes, Ton Elings

Hallo Nick,

Dit onderwerp heb je al eerder op het forum geplaatst, en ik ben het er nog steeds erg mee eens!

Er zijn inderdaad van die mensen die bij elke boeking de bescheiden opslaan. Ik reken mijzelf ook tot die catagorie.
Door de knop om documenten toe te voegen op het <Nieuwe boeking> scherm maak je boekhouden net weer iets leuker.

@Bert-Jan en Guido:
Toch iets om te overwegen?

Ik ga zelf nog een stap verder:
Ik noteer het boekstuk nummer op de factuur.
Daarna scan ik de factuur in en sla hem op met als file naam het boekstuk nummer + crediteur naam.
Daarna voeg ik de scan toe aan de boeking documenten.

Als je het gewend bent is het een kleine moeite, maar ik kan op deze manier niets zoek maken en waar ik ook kijk, kan ik de gehele relatie terug vinden.

Een koppelknop om de scan aan de boeking te knopen in het invoer scherm zou wel gemakkelijk zijn, want dat is de enige reden dat ik naar het tweede scherm moet.

Mannen en Dames,

Ook van mijn kant erg gefeliciteerd met deze mijlpaal. Hier blijkt maar weer eens: Succes is geen toeval!

In dergelijke gevallen gebruik ik de regel in mijn bank import, en op basis daarvan maak ik deel boekingen voor de verschillende regels. Ik houd op een papiertje bij tot de gehele factuur "betaald" is.
Mijn vorige boekhoud pakket hield bij deze methode het bedrag bij dat nog open stond van de bank regel. Het zou wel leuk zijn als Acumulus dit ook kon.

Ik ben een groot voorstander van het KISS (Keep it simple stupid) principe, en maak uitsluitend maandfacturen.
Deze maak ik dan inderdaad rond de eerste van de nieuwe maand, zodat ik niet hoef te klooien met factuur datum etc.
Ik kan ze dan ook meteen na het aanmaken versturen. Lekker makkelijk.

En je begint de maand met het leukste werk: Geld binnen halen

OOPS!!
Ik had niet goed gekeken: In het INVOER scherm is niets veranderd, maar in het BOEKING scherm is er wel een hoop veranderd!

Mijn excuses

Ik heb het even getest:
- Een PDF produceren vanuit het invoer scherm werkt.
- De PDF verzenden per Email lukt niet: daar bestaat geen knop voor in het invoerscherm.

Dit betekent dat ik nog steeds naar het boeking scherm moet na het aanmaken van elke factuur.

Dank je wel Esther,

Ik heb daar in het begin eens naar gekeken maar toen ging dit alleen zonder factuur nummer of zoiets. Heelaas staat er nog geen mail optie bij
Dat zou mij een hoop tijd schelen, omdat ik dan in het boeking scherm kan blijven.

Groetjes,
Ton

Het ging mij om een directe knop naar een WORD bestand in het schermpje dat je krijgt nadat je de factuur hebt aangemaakt en opgeslagen, maar ik zie nu dat die er al is binnen de pagina waarop je de factuur aanmaakt! Weet niet of ik die nou steeds niet gezien heb, of dat dat zojuist is geplaatst.

De knop naar pdf bestand staat daar ook naast trouwens. En in het schermpje nadat de factuur al opgeslagen is, stond er altijd al een directe link naar pdf bestand dus daar hoefde je al niet voor te scrollen.

Deze knoppen zijn voor het maken van offerte en paklijst. Voor het maken van een PDF van de factuur, en het mailen van de factuur als PDF zijn op dit moment alleen de opties uit het pull-down menu in combinatie met de knop <optie uitvoeren>.

Als ik facturen moet aanmaken, sla ik deze altijd op als PDF bestand, voordat ik ze naar klanten mail.

Het zou dan erg makkelijk zijn dat hiervoor knoppen in het boeking scherm zouden staan. Er is wel een knop voor een paklijst maar de andere opties moeten telkens uit de keuzelijst gekozen worden terwijl er naar mijn idee voldoende ruimte op het scherm is.

Ik wil t liefst niet teveel zelf moeten nadenken bij de betalingstermijnen. Wanneer een factuur toevallig al wel betaald is en deze is nog niet geboekt en er wordt dus een herinnering verstuurd, dan is dat te ondervangen door in de mail op te nemen dat wanneer de betaling en deze herinnering elkaar hebben gekruisd, de klant de herinnering als niet verzonden mag beschouwen....

Als een klant één keer een dergelijke melding krijgt, zal hij het wel best vinden. Als deze melding te vaak voorkomt, omdat je de aanmaning automatisch verstuurt, zonder de bank te checken zal het volgens mij leiden tot een hoop iritatie.
Ik denk dat je meer gebaat bent bij het opvoeden van je klanten door de slechte betalers strakker op de huid te zitten. Dat wil dus zeggen, handmatig controleren en na overscheiding meteen een aanmaning sturen. Door allert te reageren zal je klant de boodschap krijgen dat jij je zaakjes voor elkaar hebt en sneller gaan betalen.
Automatiseren van de aanmaningen zou ik als klein bedrijf nooit doen.

Hallo Bert-Jan,

Ik startte zojuist op en zag wel veranderingen en ik kon niet zeggen wat, maar het voelde nog steeds vertrouwd. Het heeft inderdaad een fris verfje gekregen zonder te verbouwen!

Ik denk dus: Missie geslaagd!
 

Hallo Bert-Jan,

Zit er al enige vooruitgang in het Agenda Gebaseerd Boekhouden?

Als dit werkt ken ik zo enkele mensen die met Acumulus zullen gaan werken.
Misschien zou het ook een mogelijkheid zijn voor mijn probleem ( zie Factuur sjabloon aanpassen)

Groetjes

Hoi Guido,

Annalies en jij hebben gelijk, dat uit het oogpunt van handelingen, de datum achter de omschrijving plaatsen het gemakkelijkst is.

Voor de overzichtelijkheid en nette opmaak van de factuur geef ik de voorkeur aan de datum aan het begin van de regel.
De optie van Annalies kan misschien ook aan het begin van de regel worden gebruikt, want hoe dan ook moet de datum inderdaad worden aangepast.

Ik denk er nog over na.

Mijn vrouw doet de salon en ik de administratie. Voor haar is het makkelijk om gewoon elke week de behandeling op een bonnetje te schrijven. Het gebruik van dossiers is volgens mij te veel van het goede.

Ik werk nu al met standaard product regels, en vervolgens voeg ik aan het begin van de regel de datum toe, omdat dit overzichtelijker is:

5-9-2013  Knippen en fohnen  enz.

De winst zou er voor mij in zitten dat ik de datum invoer, (tab) productregel kiezen, enz.
Ik heb nu al de kolom namen in het sjabloon aangepast zodat hierin in elk geval de datum vernoemd wordt. Dit geeft al iets meer duidelijkheid naar de (familie van de) klanten.

Maar wel erg bedankt voor het meedenken.

Het draait voornamelijk om communicatie: De klanten waar het om gaat zijn vaak in mindere of meerdere mate verward, en de rekening voor hun behandeling gaat naar een familielid of zaakgelastigde.
Door de datum van de diverse behandelingen op te nemen in de factuur, wordt dit inzichtelijk.

Het is ook geen halszaak maar eerder een "nice to have", die mij tijd bespaart bij de invoer.

Hoi Bert-Jan,

Het gaat bij ons om een kapsalon die plm 30 facturen per maand verstuurt. Deze facturen bestaan uit de wekelijkse behandelingen, verzameld per maand.
Door middel van productregels is dit goed bij te houden. Gedurende de maand worden de behandelingen op een bon per client bij gehouden en de factuur wordt aan het eind van de maand gemaakt. Om 30 dossiers per maand bij te houden maakt het volgens mij eerder erger.
Om de facturen te verduidelijken zet ik voor elke regel de behandeldatum. Als hiervoor een kolom in de factuursjabloon zou kunnen worden opgenomen zou dit het aanmaken van facturen wat gemakkelijker maken.

Omdat ik uitsluitend werk met maandfacturen zou ik het prettig vinden als de eerste kolom van de factuurregel een datum veld kon zijn.

De factuur regel zou er dan zo uitzien:

30-8-2013     Behandeling blabla       enz

Nu moet ik telkens de datum invoegen.

Hoi Esther,

Bedankt voor je reactie. Ik dacht inderdaad uitsluitend aan het tijd verlies en niet aan de documenten stroom. 

Groetjes en prettig weekend

Hallo Bert-Jan

Ik heb zojuist ontdekt dat het ook mogelijk is om een factuur direct uit het invoerscherm op te slaan als PDF of Word document, of als offerte. Voor de offerte bestaat hier tevens de mogelijkheid om deze te verzenden als E-mail.
Nu moet ik om een factuur te versturen, deze eerst opslaan, boeking openen, mailen als PDF, enz.

Kan in het invoerscherm voor facturen ook niet een knop om te mailen worden toegevoegd? Dit zou een hoop gehuppel tussen schermen schelen! 

Hallo Bert-Jan,

Ik zie in de reactie van Esther dat zij de agenda functie voor I-phone gebruikt.
Is er ook een dergelijke functie voor Android, of komt deze er misschien ook aan?

Over de look kun je misschien nog discussiëren, maar in de opzet zitten wel enkele voordelen: Om een factuur als PDF op te slaan of mailen zijn volgens mij een aantal handelingen minder nodig. en zoals ik het zie, werk je alles af in hetzelfde scherm, dus sneller

Hallo Bert-Jan,

Is/wordt het misschien mogelijk om op basis van agenda input te factureren? Dat wil dus zeggen dat je een afspraak maakt in je agenda, en daarna de gewerkte uren te factureren.

Het nummer staat nu rechts in het boekingscherm.

Zal wel weer wat vragen opleveren van klanten.

Hoi Bert-Jan,

Voor mij is het helemaal geweldig! Het is luid en duidelijk, maar wie niet wil, hoeft er niets mee te doen.

Bedankt!

Ik zal dat nummer beter zichtbaar maken.

Dat zou geweldig zijn! Goed bezig.

Ton

Update: Ik heb nu de browser Safari vervangen door Chrome, en nu krijg ik de adresbelk van het sub-scherm wel te zien!

Dan had je de 300 euro waarschijnlijk verkeerd om geboekt.
Die boeking moet zijn:
van rekening courant, naar zakelijke rekening.

Dan staat er een schuld van 300 euro (links op de balans met een - ervoor). Nu komt die 75 euro als het ware binnen dus dan wordt de \"schuld/het vooruitontvangen bedrag\" 225 euro.
Wat wel vreemd is: je zou dan verschil hebben gehad in je banksaldo na de boeking van 300 euro.

Hallo Annalies,

Dank je wel voor je uitleg:Nou snap ik het eindelijk.

Hartelijk bedankt!

Groetjes,
Ton

Of de mogelijkheid van een knop \"deelbetalingen\" in Acumulus ingebouwd gaat worden, kan ik je niet zeggen.

Wel is er een item over in de handleiding/Wiki, waarin een methode staat beschreven die goed toepasbaar is en waarmee je de deelbetalingen redelijk duidelijk in beeld kunt brengen.

http://www.acumulus.nl/wiki/index.php?page=deelbetalingen

Hoi Esther,

Ik heb er het gehele forum en de Wiki al eens op nageplozen maar ik heb een soortgelijke uitdaging die ik niet onder de knie krijg:
Ik heb een klant die bijv 300 euro vooruit betaalt, als een soort rekening courant. Vervolgens stuur ik elke maand een factuur van bv 75 euro.

Ik heb een rekening aangemaakt met als naam Rekening courant klant X, en daar door een interne boeking 300 euro op geboekt.
Vervolgens maak ik een factuur tegen deze rekening ter waarde van 75 euro. Nu doe ik een interne boeking van de rekening courant ovv het factuur nummer, maar het saldo blijft gewoon staan op 300euro.

Wat doe ik verkeerd?

Groetjes,

Ton

De bedoeling is dat je de factuur van 75 euro betaald zet met als rekening \"rekening courant klant x\".
Dan wordt het saldo 225 euro.
Wat voor interne boeking had j dan gemaakt van de rekening courant en waar naartoe?

Hallo Annelies,

Eerlijk gezegd had ik de klok horen luiden.... Ik heb nu deze boeking verwijderd, en de factuur betaal gezet met rekening courant Klant X.
Maar nu is het saldo op de rekening courant 375 euro, en snap ik er weer niks van!

Goetjes,

Ton

Of de mogelijkheid van een knop \"deelbetalingen\" in Acumulus ingebouwd gaat worden, kan ik je niet zeggen.

Wel is er een item over in de handleiding/Wiki, waarin een methode staat beschreven die goed toepasbaar is en waarmee je de deelbetalingen redelijk duidelijk in beeld kunt brengen.

http://www.acumulus.nl/wiki/index.php?page=deelbetalingen

Hoi Esther,

Ik heb er het gehele forum en de Wiki al eens op nageplozen maar ik heb een soortgelijke uitdaging die ik niet onder de knie krijg:
Ik heb een klant die bijv 300 euro vooruit betaalt, als een soort rekening courant. Vervolgens stuur ik elke maand een factuur van bv 75 euro.

Ik heb een rekening aangemaakt met als naam Rekening courant klant X, en daar door een interne boeking 300 euro op geboekt.
Vervolgens maak ik een factuur tegen deze rekening ter waarde van 75 euro. Nu doe ik een interne boeking van de rekening courant ovv het factuur nummer, maar het saldo blijft gewoon staan op 300euro.

Wat doe ik verkeerd?

Groetjes,

Ton

Ik zal dat nummer beter zichtbaar maken.

Dat zou geweldig zijn! Goed bezig.

Ton

Hoi Bert-Jan,

Ik dacht dat ik een slimme oplossing had voor de boekstuk nummers, maar helaas!
Sinds kort werk ik met een Mac, en nu staat in het overzicht scherm van de boeking geen adresbalk meer, en kan ik dus ook het \"Boekingsnummer\" niet invoeren.

Hallo Bert-Jan,

Het is in het verleden al enkele keren ter sprake gekomen dat er geen boekstuk nummers in Acumulus worden gebruikt.
Wij hebben het er samen eens over gehad om het \"boekingsnummer\" uit de adresbalk als veld in het boekingsformulier op te nemen, zodat je hierop kunt zoeken, en naar verwijzen als boekstuk nummer.

Gaat dit misschien worden toegevoegd in Acumulus?

Groetjes,
Ton Elings