Wensen voor Overzicht ontvangen facturen

[Edwin van de Oudeweetering]

Beste Bert-Jan, (ik ga er vanuit dat jij dit soort vragen/wensen oppakt ;-)

Aan het einde van een kwartaal loop ik vluchtig door mijn facturen heen en controleer ik of alles in Acumulus is verwerkt. Uit het huidige overzicht ontvangen facturen kan ik nu veel opmaken maar helaas niet alles. Een aantal boekingen verdienen een tweede controle en dat betekent de boeking openen en door alle tabbladen lopen. Dit is een traag proces en kost ongelooflijk veel tijd indien je veel facturen hebt en dat is niet nodig. Wat ik zou wensen...

Kolom Bedrag (BTW)
-Toevoeging btw percentage tussen haakjes: (- | 0% | 19% | 21%)
Indien dit percentage staat vermeld hoef ik de boeking niet meer te openen. Immers, het factuurbedrag klopt dus moet de BTW berekening ook kloppen. Het enige wat fout zou kunnen gaan bij het boeken van een factuur is het verkeerde BTW tarief hanteren. Het factuurbedrag klopt dan nog steeds in het huidige overzicht maar de afdracht BTW is fout (valt dus niet op).
Dit lijkt mij eenvoudig te realiseren en erg handig.

Kolom Leverancier/crediteur
- Toevoeging icoon Europa + (eu-land) en icoon buiten Europa
Wanneer ik het overzicht relaties raadpleeg heb ik gelijk zichtbaar wie waar vandaan komt. Erg handig! In het overzicht facturen zou dit een enorme toevoeging zijn wanneer ze daar ook zichtbaar waren. Ik wil zeker een tweede keer controleren of ik de boeking juist heb gedaan bij facturen die niet uit Nederland komen. Deze zijn toch net even anders dan de standaard facturen.

Extra kolom Investering (met icoon bij betreffende regel)
- Een toevoeging van een extra kolom voor investeringen (voor het bedrag, aan het begin) met een icoon bij de betreffende regel zou erg handig zijn om een boeking eruit te laten springen indien dit een investering betreft. Er zijn natuurlijk ook andere wegen om dit te bereiken, maar dat is Rome ook.

Na de snelle implementatie van mijn vorige wens ga ik nu natuurlijk helemaal los!

Hoop dat mijn input bijdraagt aan een nog bruikbaarder systeem... 

Happy programming,

Edwin

[Bert-Jan]

Dank voor de suggesties.

Verwacht niets en wees soms verrast door wat er allemaal wordt gedaan.

[Annalies Janssens]

Edwin,

Voor een deel van de vragen die je stelt is denk ik al een oplossing voor handen. Kijk eens bij
overzichten > grootboek > toon inhoud. Ga naar "verkopen". Vanaf daar staan alle boekingen gesplitst in btw% en ook de investeringen worden apart vermeld.
Hoop dat je er wat mee kunt en ik daarmee Bert-Jan ook even wat adem geef 

[Edwin van de Oudeweetering]

Beste Annalies,

Dank voor de info en het meedenken!

Hier heb ik ook naar gekeken maar daar kan ik nog steeds niet eenvoudig zien welk BTW tarief wordt gehanteerd bij een bepaalde boeking. De optie die ik schetste heeft dat wel in het overzicht ontvangen facturen. Je bent namelijk je facturen aan het inboeken en controleren. Zoals je een boeking maakt kun je 'm op één regel terugvinden met de belangrijkste informatie. Namelijk het factuurbedrag met BTW-percentage. De overzichten uit het grootboek hebben weer andere voordelen.

Een export functie naar Excel zou natuurlijk ook mooi zijn. In een klap al je boekingen downloaden, even snel een aantal checks en indien oké, weg ermee. Heeft gelijk een back-up functie...

Wil Bert-Jan absoluut de adem niet ontnemen, maar ik wil hem wel scherp houden. Ben overigens gek op verassingen... 

[Annalies Janssens]

Begrijp me niet verkeerd, ik wil je je wensen niet ontnemen 
Maar, als je naar dat overzicht gaat wat ik aangeef, dan zie je toch in één oogopslag van alle boekingen met welk BTW % het geboekt is?

Of gaat het jou om een bepaalde volgorde om te zoeken? Help me even op weg....

[Edwin van de Oudeweetering]

Anders bedenk ik wel weer een nieuwe wens. 

Misschien hanteer ik wel een onjuiste werkwijze. Laat ik die kort uiteenzetten.

Binnenkomende facturen, per mail, per download, per post of gewoon bonnetjes op naam van de onderneming bewaar ik allemaal, nadat ik ze eventueel heb gedigitaliseerd, in een grote map waarna ik er nooit meer naar omkijk. De digitale versies geef ik allemaal een naam:

jjjmmdd_crediteur_bedrag_centen.pdf wordt dus 20130904_acumulus_145_34.pdf die ik logisch bewaar in een mappen structuur: 2013\Crediteuren\k3\8 in the cloud.

Om geen fouten te maken, boekingen te vergeten of verkeerd te boeken loop ik per kwartaal deze digitale versies door en controleer ik dit nogmaals in Acumulus. Ik open het pdf bestand en controleer het BTW- en factuurbedrag te samen met de datum en crediteur. Bijna alle onderdelen van het invoerscherm staan op de regels bij overzicht ontvangen facturen. Enkel ontbreekt het BTW percentage. Zou dit erbij staan dan hoef ik de boeking niet meer te openen om het BTW-percentage uit te lezen. Ik zie in een oogopslag dat alle facturen correct zijn geboekt.

Ik sta natuurlijk open voor andere ideeën hoe te werk te gaan...

[Annalies Janssens]

Poeh, dat is een erg uitgebreide en tijdrovende controle als ik dat zo lees. Of lijkt t erger dan t is? 

In elk geval is het zo dat wanneer je je banksaldo kloppend hebt met Acumulus, dat je dan al geen fouten in het factuurbedrag kunt maken en ook geen boekingen teveel of te weinig kunt maken.
Wat kan er dan (behalve BTW%) dan nog fout gaan?

Bij niet al te omvangrijke administraties adviseer ik altijd om alle facturen en bonnetjes achter het betreffende bankafschrift te doen. Dan kun je zo'n factuur gemakkelijk vinden in Acumulus.

Ik controleer van al mijn klanten de administratie zonder in eerste instantie ook maar 1 factuur onder ogen te krijgen. Je kunt ook eens kijken in de checklist van de IB aangifte http://www.acumulus.nl/wiki/uploads/speciale-onderwerpen/Syllabus%20-%20Bijlage%201%20Checklist.pdf

Het enige dat eigenlijk nog fout kan zijn is dat je bedragen buiten je zakelijke rekening betaalt en dat je die dan vergeet te boeken.

Lijkt misschien kort door de bocht allemaal, maar zeker als je zelf je administratie invoert, dan moet je daar op enig moment op durven vertrouwen.

Andersom geredeneerd: wat waren de fouten die je er in eerdere controles uithaalde? Dan kan dat een leidraad voor je controle worden.