Documenten opslaan bij een boeking

[Bert-Jan]

We hebben een nieuwe functionaliteit ingebouwd: documenten opslaan bij elke boeking.

Deze zie je nog niet want we weten nog niet hoe we dit moeten aanbieden.

Je kunt dan bij elke boeking documenten zoals ontvangen pdf-facturen of scans van facturen opslaan. Dan heb je de documenten meteen tot je beschikking wanneer je deze nodig hebt.

We moeten hiervoor wel investeren in meer opslagruimte en backup-ruimte. Daarom denken we aan een meerprijs van 4 euro per maand ex BTW.

Willen jullie hier jullie mening over geven?

Groetjes,

Bert-Jan

[Karen Töning]

Ik heb gekozen voor \"Ja handig, doe maar\".

Het is niet alleen handig, maar in zoveel opzichten bijna een \"must\".

- Of je je facturen nu in Acumulus opslaat of ergens anders op je computer dan zou ik toch kiezen voor opslaan in Acumulus. Dan heb je alles bij elkaar.
- Het uitprinten van facturen kan ook vanuit Acumulus.
- Je kunt er ook verzekerd van zijn dat alles zowiezo bewaard blijft. Je eigen computer kan altijd crashen, er kunnen bewaarde losse schijven verloren gaan, ga zo maar door.
- Het opzoeken van rekeningen of facturen kost omgerekend in geld meer tijd dan € 4,= per maand (ook aftrekbaar). Ook al is het zo, dat alles vrij snel te vinden is.
Doorgaans staan ze ergens anders opgeslagen in de computer en zitten ze uitgeprint in mappen. Deze opzoektijd kun je weer gebruiken om bijvoorbeeld te ondernemen. Tijd kost geld zeggen ze toch?

Vandaar dat het mij heel goed lijkt om deze optie in te bouwen, zodat je niet meer in de mappen hoeft te zoeken en ook niet meer je computer hoeft te doorlopen.

Een goed plan dus.

[Wim Vriend]

Ik vind Acumulus een heel handig en makkelijk te behappen boekhoud programma. Heel slim in elkaar gezet met in mijn ogen de juiste uitgangspunten. Door de toeloop van nieuwe leden/klanten begin ik te vrezen dat het simpele Acumulus over enige tijd niet meer zo simpel is. Veel mensen willen graag de functies hebben die hun zo makkelijk lijken en voor hun werkzaamheden zo goed van pas komen. Laat Acumulus alstublieft niet het Microsoft Office voor boekhouders worden. Honderden functies ingebouwd waardoor het duurder en ingewikkelder wordt, terwijl er maar een paar nodig zijn om je taak gedaan te krijgen.

[Lenny Gramberg]

Zolang de \'papierwinkel\' nog een harde eis is van de fiscus, lijkt het mij (nog) niet zo nodig. Vooralsnog lijkt het mij alleen een \'nice to have\' maar geen \'absolute must\".

Groetjes,
Lenny

[Pieter van Dijk]

We hebben een nieuwe functionaliteit ingebouwd: documenten opslaan bij elke boeking.

Deze zie je nog niet want we weten nog niet hoe we dit moeten aanbieden.

Je kunt dan bij elke boeking documenten zoals ontvangen pdf-facturen of scans van facturen opslaan. Dan heb je de documenten meteen tot je beschikking wanneer je deze nodig hebt.

We moeten hiervoor wel investeren in meer opslagruimte en backup-ruimte. Daarom denken we aan een meerprijs van 4 euro per maand ex BTW.

Willen jullie hier jullie mening over geven?

Groetjes,

Bert-Jan

Volgens mij nog niet echt nodig... geen prioriteit. Wordt de boel ook log van... en duurder...

[Bert-Jan]

Ik heb dit eigenlijk in de eerste plaats gemaakt omdat ik dat zelf goed kan gebruiken.

In de afgelopen twee jaar is het elektronisch factureren enorm toegenomen. Als deze ontwikkeling doorzet, kun je verwachten dat je over twee jaar bijna geen papieren facturen meer zult ontvangen.

Aan de eerste reacties merk ik echter dat hier op dit moment nog niet zo\'n vraag naar is. Dat is geen probleem.

Wat wel een probleem zou zijn is wanneer iedereen dol enthousiast is en de server in rap tempo volloopt. Ik moet dus wel een beetje voorzichtig zijn.

[Herman]

In de toekomst werken we alleen nog met email en dus digitale (meestal pdf/email) facturen in en uitgaand.
De grootte van dit soort documenten is gering en server ruimte is meestal steeds goedkoper per gb.
Online opslag bij een gratis Windows live of Google account van 1gb of meer is gemeengoed geworden.

Het is handig eea bij elkaar te houden in Acumulus, maar als ik er voor moet bijbetalen weet ik niet of ik dat opweegt tegen het zelf opslaan onder de juiste factuurnummer bestandsnamen. Maak het eventueel vrij tot een maximum van x mb per client, daarboven een extra abonnement.

[Bert-Jan]

Maak het eventueel vrij tot een maximum van x mb per client, daarboven een extra abonnement.

Dat is precies waar ik aan denk. De eerste zoveel MB gratis.

Het gaat mij er niet om de winstmarge te vergoten. Die is met 9,95 al goed. Als ik echter meer in hardware moet investeren, klopt het plaatje niet helemaal.

[Herman]

Het gaat mij er niet om de winstmarge te vergoten. Die is met 9,95 al goed. Als ik echter meer in hardware moet investeren, klopt het plaatje niet helemaal.

Volgend jaar een trouwe klanten korting 9,95-> 7,49  

[Bert-Jan]

Hoewel het aantal stemmers wellicht te gering is om echte conclusies te kunnen trekken, is wel een beetje duidelijk dat document-opslag nog niet meteen zo hoog wordt gewaardeerd.

Ik denk dat dit in de toekomst zal kunnen veranderen als steeds meer digitale facturen worden gestuurd.

Sjaam en ik hebben besloten deze nieuwe functionaliteit gratis aan te bieden met een maximum van 20 MB voor alle documenten. Aangezien er niet veel animo voor is, zal het denk ik niet zo\'n vaart lopen met de belasting van de server.

Indien klanten toch meer ruimte nodig blijken te hebben, zullen wij waarschijnlijk ook meer kosten moeten maken voor meer opslag- en backupruimte. We moeten even kijken over welke hoeveelheden we het hebben, maar op dit moment stellen we de meerprijs voor een opslag tot 50MB i.p.v. 20MB vast op 4 euro ex BTW per maand.

[Olaf Lederer]

Hallo Bert-Jan,

Niet echt een leuk idee boekhouding met file hosting  
Dus hoe snel en betrouwbaar de dienst in toekomst is heeft ermee te maken of een onervaren gebruiker 100MB zware bestanden probeert te uploaden? Je weet dat de foutmelding tijdens een te zwaar uploaden naar het uploaden verschijnt?
Een beter idee zou zijn om file hosting een boekhouding gescheiden te houden en een link veld te gebruiken. Op deze manier kan de gebruiker bij voorbeeld zijn bestanden via Google Docs hosten (gratis).

Sorry als web developer vind ik dit een slechte idee...

[Bert-Jan]

Dat is een goed punt. Ik ben in overleg met onze provider om LimitRequestBody laag in te stellen. De maximale bestandsgrootte is thans 1 MB.

Ik heb gekeken naar Google en Amazon S3 maar dan heb ik onvoldoende controle op de data.

[Olaf Lederer]

De bestanden moeten niet jouw verantwoording zijn, dit is voor de gebruiker.
Wanneer ik mijn bestanden via Google docs host zijn deze veilig gehost en kan deze ook nog delen met medewerkers en bij voorbeeld de accountant.
Stel je voor je hebt naar wat tijd 1TB aan files op je harddisk staan, dan wordt het gelijk tijd om met een dure file storage oplossing te beginnen. Hoe groter het wordt om zo groter worden de problemen bij een hardware probleem, nu is alleen de database een risico (terug zetten van de applicatie is snel gebeurt)

[Bert-Jan]

Ik begrijp jouw opmerkingen en ik kan je zeggen dat dit iets is waar we niet licht over denken.

Wij verhuren ook het pakket Devosweb sinds 2005 met filehosting. We hebben inmiddels enkele jaren ervaring met het opslaan van grote hoeveelheden bestanden via de webapplicatie en dat gaat zeer goed. Het opslaan van bestanden is een van de belangrijke redenen waarom men voor Devosweb kiest.

Het gaat bij Acumulus niet om onbeheersbaar veel data. Wanneer je een pdf als factuur krijgt, is deze veelal minder dan 50KB.

Er is nu een aantal klanten aan testen en ik wil graag bekijken hoe dit loopt.

[Olaf Lederer]

Host de bestanden dan op een andere server, iets van static.accumulus.nl. Hier kan je dan een compleet andere configuratie draaien.

Ik heb op mijn eigen server waar een van mijn klant zijn extranet incl. software downloads heeft. Terwijl de server een ontzettend lage load heeft zijn er soms behoorlijke laadtijden (enkele seconden). De standaard server is dus niet echt geschikt voor zoiets.

[Bert-Jan]

Ik neem jouw adviezen serieus en ben nog in overleg met de systeembeheerders van onze servers.

Als ik iets niet wil, is het problemen met de server. Nogmaals, we hebben dit systeem reeds enkele jaren draaien voor onze andere webapplicatie en die draait nog steeds zeer snel.

Ik zal jouw bezwaren voorleggen aan de technoboys van onze provider.

[Maud de Vries]

Als de nieuwe functie erin zit, zal ik hem best kunnen gebruiken, maar zo heel veel (e-)facturen krijg ik nou ook weer niet. Voor mij is het meer een aardigheidje dan noodzaak, en als ik ervoor zou moeten betalen, zou ik dat wrs niet doen.  

Mij zou je net zoveel of meer plezier doen als ik alleen een link kon toevoegen naar het bestand, dat ik dan lokaal opsla. Scheelt toch 3 x klikken ;-)

Elders zeg je over een bepaald aantal mb\'s gratis, en daarboven betalen. Hoeveel facturen gaan er ongeveer in 1 Mb?

[Olaf Lederer]

Elders zeg je over een bepaald aantal mb\'s gratis, en daarboven betalen. Hoeveel facturen gaan er ongeveer in 1 Mb?

0 tot ~ 20 stuks, wanneer iemand de factuur zelf gaat scannen gebeurt het wel dat deze een aantal megabyte groot worden

[Bert-Jan]

Ik dacht aan maximaal 1 MB per boeking en 20MB gratis voor alle boekingen. Als je een factuur in pdf ontvangt, is deze minder dan 100 kB.

Als je zelf gaat scannen, kun je instellen hoe groot het bestand moet worden. Indien je een resolutie kiest van 100 dpi, wordt het bestand klein en nog steeds goed leesbaar. Als je een hoge resolutie kiest, wordt het bestand groter, duurt de upload langer en zit je sneller aan je max.

Hoewel ik dit nu zelf met veel plezier gebruik, vermoed ik dat de tijd hier nog niet rijp voor is. Daarom wacht ik nog even met het vrijgeven van deze functie.

Zodra mensen er om gaan vragen, bekijken we het opnieuw.  

[Olaf Lederer]

Bert-Jan, het is heel aardig dat je zoveel vertrouwen in je gebruikers hebt

Ik ken heel veel mensen die elke dag met grafische bestanden werken en nog steeds niet weten wat dpi zijn, ik zie ook steeds dat mensen foto\'s naar website uploaden met 96dpi of 150 dpi. Vraag mij niet hoe zij dit soort indelingen krijgen.

Ik vind de functie zeker goed, maar dit hoort niet in een applicatie zoals acumulus (links zouden wel te gek zijn)

[Bert-Jan]

Ik vind de functie zeker goed, maar dit hoort niet in een applicatie zoals acumulus (links zouden wel te gek zijn)

Is in dat geval een alphanumeriek veld van 200 karakters voldoende?

[Olaf Lederer]

Ja ik denk dat is voldoende (255 varchar type)

[Maud de Vries]

Lijkt mij voldoende, als ik de vraag goed begrijp. Ik heb ongeveer 35 tekens nodig om in mijn map Facturen te komen, en dan nog de documentnaam van de factuur. Dat past binnen 200 tekens ;-)

[Bert-Jan]

Heeft iemand een goede tip om lokale bestanden te openen vanuit de browser?

Wat ik tot nu toe ben tegengekomen, zijn technische beperkingen om veiligheidsredenen.

[Olaf Lederer]

Locale opslag betekend backups, mijn advies is online storage. Dit hoeft niet Google Docs te zijn, er zijn ook andere systemen.

[Alex Bos]

Zeker denk hieraan bijvoorbeeld:

De kracht is dat je de bestanden gewoon lokaal hebt staan, en een kopie online zet, je hebt dus altijd een kopie en je kunt deze ook online bekijken.

Dropbox geeft je 2 GB standaard(gratis) en synchroniseert met een map op de computer(s)/iPhone/Mac.
Standaard is 2 GB en je kunt nu tot max 8 GB verdienen.

Ik gebruik dit zelf en ben enthousiast over de werking.
https://www.dropbox.com/referrals/NTM0MTk2MzE5

Je kunt nu tot 8 GB gratis online storage krijgen, mits je genoeg mensen aanmeld.

Kan alle bestanden synchroniseren, is niet moeilijk en je hebt automatisch alle bestanden op elke computer die je aanmeld.

Tot zover mijn enthousiaste bijdrage.

[Olaf Lederer]

Volgens mij probeert Alex hier zijn Affiliate link te verspreiden (of ons te spammen)

Misschien wel handig om tijdens de registratie de Accumulus login code te valideren

[Alex Bos]

Als ik het stiekem zou willen doen zou ik de link niet zo open neerzetten toch? Niet iedereen is een spammer hoor.  
Dan zou ik de referral regel wel verstoppen.
Ik wil hiermee alleen maar een goed product aanmelden, of je er iets mee doet kun je toch zelf beslissen?

Ik zag ook dat er een Deel optie in Dropbox zit, kan je wellicht delen met Acumulus opzetten, dan is het online storage opeens niet meer duurder, aangezien de opslag niet bij Acumulus, maar elders gebeurd.

[Olaf Lederer]

Alex, no hard feelings

Ik ben de afgelopen jaren op verschillende forums moderator geweest en jou bericht lijkt spreken op een spambericht, dat je de referral link niet verborgen hebt wil niets zeggen.

maar over je advies, deze service synchroniseert ook windows systemen? Hoe zit het met Linux?

[Olaf Lederer]

ik zie het al:

Free for Windows, Mac, Linux, and iPhone

[Bert-Jan]

Ik zal eens kijken dropbox.

[Bert-Jan]

Ik vind dropbox een mooi systeem. Het voelt goed.

Alleen weet ik nog niet hoe ik dit moet relateren aan Acumulus.

[Olaf Lederer]

Er is geen relatie, in principe is het maar een online backup systeem zoals er veel zijn.
Hun hebben wel leuke tools die het \"backuppen\" eenvoudiger maken.

[Bert-Jan]

Het leek mij wel handig als een extern bestand door middel van een url direct kon worden geopend, maar dat is om veiligheidsredenen niet mogelijk met HTML.

[Olaf Lederer]

met google Docs is dit mogelijk (met of zonder login):
https://docs.google.com/a/finalwebsites.com/Doc?docid=0Ae4MFHCeoZSrZGh0bXRzZGdfMzE0ZnczN3FrZHI&hl=en

en deze is zonder login mogelijk:
https://docs.google.com/Doc?docid=0AWZ_viB3-fv3YWpkdGZqbmZmdGZqXzMwZzJzdzlwY2s&hl=en

[Alex Bos]

Het leek mij wel handig als een extern bestand door middel van een url direct kon worden geopend, maar dat is om veiligheidsredenen niet mogelijk met HTML.

Wellicht heeft het forum van http://forums.dropbox.com/ hier een antwoord op.

Ik ben nog in de testfase van Acumulus, maar het voelt al goed aan.  

[Bert-Jan]

@finalwebsites
Ik zal verder kijken naar Google. Het lijkt inderdaad mogelijk te linken.

@Alex
Ook met Dropbox kun je blijkbaar linken naar een (shared) folder.

Interessant allemaal. Thankx

[Berk]

ik zie het al:

Free for Windows, Mac, Linux, and iPhone

ik gebruik dropbox al jaren voor synchronisatie tussen mijn windozen en linuxboxen. Werkt geweldig.
ook de online storage is voor mij een belangrijk voordeel.

als Bert-Jan het voor elkaar zou krijgen Acumulus en dropbox te integreren zou ik dat fantastisch vinden.

[Alex Bos]

En is er al wat meer bekend over een eventuele combinatie online storage? Google docs/Dropbox etc?

[Bert-Jan]

Ik heb dropbox gebruikt en dat functioneert erg goed. Ik zou alleen niet weten hoe je dat moet combineren met een webapplicatie.

Het onderzoek ligt een beetje stil. Voorlopig is het opslaan op de eigen server een functionaliteit die erg goed werkt.

[Olaf Lederer]

Ik gebruik SpiderOak ipv. Dropbox en dit is een geweldig online backup, maar als opslag in Acumulus is het niet te gebruiken
Misschien wanneer je een bestand deelt, maar dat lijkt niet echt handig.

Google Docs is nog steeds een mogelijkheid, of beter het veld voor de link. Deze is dan ook te gebruiken voor een interen netwerk link zoals:

\\\\share1\\myfolder\\someinvoice.pdf

PS. De dropbox link boven is een link waarmee de eigenaar gratis 1GB extra opslag krijgt wanneer mensen zich via deze link gaan inschrijven

[Alex Bos]

Als er een URL mogelijkheid bij de notities van de boeking kan komen, kun je daar de link direct inzetten.

En het is 250 MB extra per gebruiker, was het maar 1 GB   kan wel groeien tot 8 GB gratis, maar dan moet je wel veel mensen hebben die een accountje aanvragen

[Olaf Lederer]

Als er een URL mogelijkheid bij de notities van de boeking kan komen, kun je daar de link direct inzetten.

En het is 250 MB per gebruiker, was het maar 1 GB  

misschien moet je toch maar naar spideroak.com kijken, ik heb 100GB voor $75/jaar

[Alex Bos]

Als je nou toch Dropbox wilt gebruiken    en je wilt gewoon je facturen van je leveranciers en andere documenten linken aan je boekingen kun je het volgende eens overwegen.

Als je de facturen in PDF of welk ander formaat dan ook in Dropbox zet onder de map Public, en je via de dropbox interface op Copy Public Link klikt krijg je een directe link naar je factuur/document!
Deze zet ik dan in Acumulus bij boekingen en dan Notities.

\"Bert-Jan\"
Als we nog een mogelijkheid krijgen om met [ U R L] etc bij de notities te kunnen werken. Kunnen we een directe link maken naar de dropbox bestanden.

Er zijn wel wat aandachtspunten aan deze manier, maar je hebt wel gratis opslag, en je hebt overal je facturen(leveranciers) of overige documenten bij je.
- Aangezien de links publiekelijk zijn, zijn ze als je de URL raad door iedereen te zien. Echter de url is zo specifiek dat ik de kans dat iemand dat raad erg klein acht. Je kunt lange urls of verkorte gebruiken. bijvoorbeeld:

http://dl.dropbox.com/u/5322859/Facturen%20leveranciers/2010/Itunes-311500001232.pdf
of verkort is dat:
http://db.tt/Fm3M8a

Links zijn ter illustratie, en werken niet.
- Je moet per factuur een url maken en  kopieeren, dit stelt niet heel veel voor, maar als je er veel hebt is het niet erg snel.

- Voor een betere beveiliging van je bestanden zou je kunnen overwegen om deze te versleutelen, ik had hier truecrypt staan, maar dat blijkt niet zo handig, en moet ik afraden.

Ik ben benieuwd naar jullie reacties hierop.

[Olaf Lederer]

Alex, probeer eens SiderOak (hier kan je de shared links meer of minder afschermen)

Maar ook heb je revisies voor de bestanden die je als backup wegzet. (sorry dit hoort niet bij het onderwerp)

[Alex Bos]

Alex, probeer eens SiderOak (hier kan je de shared links meer of minder afschermen)

Maar ook heb je revisies voor de bestanden die je als backup wegzet. (sorry dit hoort niet bij het onderwerp)

Voordeel van Spideroak is dat die de helft kost van Dropbox, dat is nogal een groot verschil.
Ze hebben wel beiden dezelfde gratis instap van 2 GB.

Als je zoals ik alleen documenten opslaat kom je makkelijk weg met die 2 GB. En ga ik voor de simpelste.
De eenvoud waarmee Dropbox werkt vind ik wel goed, weinig instellingen maakt het toegankelijk voor meer mensen.
Spideroak is voor veel mensen te uitgebreid en daardoor niet overzichtelijk. Ik kan het wel wat vinden, als IT nerd, maar het gaat hier om de grote groep denk ik.
En die zoekt een goedkope(gratis het liefst) makkelijke manier om, in dit geval, facturen van leveranciers toe te voegen. Zonder dat je aan de 20 MB grens zit.

Beetje weinig mensen in dit Topic, wellicht kunnen er wat meer reacties komen. Dan is het voor Bert-Jan ook duidelijker of er vraag is..

[Bert-Jan]

Het loopt een beetje anders dan ik dacht. Er was veel weerstand en dat respecteer ik. Nieuwe klanten krijgen automatisch de 20MB vrije ruimte en maken daar behoorlijk gebruik van.

20 MB is niet veel maar ik wil rustig beginnen en kijken hoe e.e.a. loopt.

[Gerrit Jan]

Als eerste :Wat is Acumulus toch een heerlijk programma om mee te werken en wat hebben we het goed getroffen als Acumulus fans met Sjaam en Bert-Jan met hun enorme inzet en niet nalatende nazorg . Daar wordt je echt vrolijk van.

Ontvangen documenten kunnen scannen en opslaan is een handige functie, maar het argument dat als je eigen computer crashed je alsnog slechts online een exemplaar hebt is niet helemaal waar , je hebt immers tot op heden ook nog het origineel in papier vorm . Dat je natuurlijk na het scannen niet in de prullenbak gooit. Anders wordt het als je een ontvangen email factuur niet uitgeprint hebt.

Betreffende de nieuwe funtie:

Ik zie het voordeel vooral bij een eventuele uitnodiging van de fiscus voor een controle . Of als je een extra externe boekhouder hebt om snel een totaaloverzicht te laten zien en of je aan het strand ligt met je laptop en nog eens alles wilt checken.  
Voor een ondernemer die zeer veel papieren facturen ontvangt is het natuurlijk extra veel scanwerk als hij zijn facturen niet direkt per email ontvangt.
In de nabije toekomst echter zullen denk ik de meeste facturen per internet worden ontvangen. The green movement.
Dan zou dus deze nieuwe functionaliteit onontbeerlijk worden.

Voor een ondernemer die maximaal 50 facturen /maand ontvangt in papiervorm zie ik dan nu nog niet het grote voordeel ervan in.

Een andere mogelijkheid zou zijn dat iedere Acumulus klant zelf kan kiezen om deze extra functie of ( ook in de toekomst nieuwere
funties) in  Acumulus zelf kan activeren en dus er ook voor wil/moet betalen. Je betaald dan voor  b.v. een nieuwe module met 3 of 4 nieuwe funties.

Samenvattend zou ik willen zeggen : Easy does it. Keep it simple. We moeten echter wel als abonnees openstaan voor nieuwe ideeën

Ik heb dan ook gezien de weinige ontvangen email facturen nee gestemd voor deze nieuwe functie.  

Mvg Gerrit Jan