Facturen en bonnen scannen en inlezen

[Patrick]

Ik zag een artikelen over het inscannen van bonnen bij ING. Persoonlijk vindt ik het niet fijn werken omdat die heel slecht is in het herkennen van de facturen. En er nogsteeds veel handwerk zit in het importeren naar Acumulus.
Er zijn ondertussen heel veel (online) boekhoud pakketten die het je erg makkelijk maken.

Factuur binnen, foto maken alle velden die herkend worden zijn al ingevuld je hoeft de ingescande bon of factuur alleen nog te accorderen en misschien nog even onder de juiste kostenplaats te hangen.
Ik wil graag bij Acumulus blijven maar doordat deze functie een groot gemis is ben ik wel aan het rondkijken.
Er zijn vele mooie oplossingen voor vaak kun je een factuur mailen naar een email adres of de met een app fotograferen.
Doordat alles in een beveiligde cloud omgeving wordt bewaard mag je de bonnen en facturen direct weggooien.
Dit scheelt enorm veel tijd en mappen in de kast.

Nogmaals ik weet van de oplossing voor ING maar die is gewoon niet optimaal.
Daarnaast werken er veel boekhoudpakketten met een automatische bankkoppeling waardoor je dit niet meer handmatig met een CSV bestand hoeft te importeren.

Zijn er bij Acumulus plannen om zoiets (op korte termijn) door te voeren.   Desnoods in samenwerking met een bedrijf dat al een dienst aanbied met het scannen van bonnen.

[Bert-Jan]

Ik zag een artikelen over het inscannen van bonnen bij ING. Persoonlijk vindt ik het niet fijn werken omdat die heel slecht is in het herkennen van de facturen. En er nogsteeds veel handwerk zit in het importeren naar Acumulus.

Ik zou het alleen gebruiken om snel een foto van een bonnetje te koppelen aan een mutatie zodat deze meegenomen wordt bij het importeren.

Er zijn ondertussen heel veel (online) boekhoud pakketten die het je erg makkelijk maken.

Factuur binnen, foto maken alle velden die herkend worden zijn al ingevuld je hoeft de ingescande bon of factuur alleen nog te accorderen en misschien nog even onder de juiste kostenplaats te hangen.
Ik wil graag bij Acumulus blijven maar doordat deze functie een groot gemis is ben ik wel aan het rondkijken.
Er zijn vele mooie oplossingen voor vaak kun je een factuur mailen naar een email adres of de met een app fotograferen.
Doordat alles in een beveiligde cloud omgeving wordt bewaard mag je de bonnen en facturen direct weggooien.
Dit scheelt enorm veel tijd en mappen in de kast.

Nogmaals ik weet van de oplossing voor ING maar die is gewoon niet optimaal.
Daarnaast werken er veel boekhoudpakketten met een automatische bankkoppeling waardoor je dit niet meer handmatig met een CSV bestand hoeft te importeren.

Zijn er bij Acumulus plannen om zoiets (op korte termijn) door te voeren.   Desnoods in samenwerking met een bedrijf dat al een dienst aanbied met het scannen van bonnen.

Ik heb wat tests gedaan met externe partijen die zich specialiseren in scan en herken. De succesratio is ongeveer 60%. Dat betekent dat het dus heel vaak niet goed gaat.

Het importeren van de bankmutaties gaat in de praktijk nog altijd het snelst.

[Patrick]

Ik hoor om mij heen andere verhalen eerlijk gezegd.
Het klopt dat de facturen nog niet 100% herkend worden maar stel je ziet de ingevuld velden en daarnaast de originele factuur dan is toch 60% al goed ingevuld.
Daarna is het even compleet maken en klik hij is ingeboekt.
Ik ga geregeld met een klant lunchen hij opent zijn App klik foto van het bonnetje en bonnetje direct weg.
Je raakt nooit meer bonnetjes kwijt je hoeft terug op je kantoor alleen even het online of in je app te controleren en goed te keuren.

Waar ik hele positieve verhalen over hoor is: https://www.basecone.com/webapplicatie/
Stel dit kan aan Acumulus gekoppeld worden zou dat echt geweldig zijn. Ik zou er geen problemen mee hebben dat ik daarvoor een apart abonnement moet nemen

[raroos]

Dus 60% gaat het wel goed... dus vaker wel dan niet.. dan zou ik toch zeggen om serieus naar deze feature te kijken?

Ik merk toch een zekere terughoudens bij innovativiteite bij Acumulus.

Automisch importeren kan nog steeds niet, als argument lees ik dan dat het vaak fout gaat. Nu zit ik elke maand bonnetjes te koppelen in Evernote aan bonnen, waarom niet gewoon dit in Acumulus doen? De ruimte die je hebt voor documenten is 100mb, dat is toch niet meer van deze tijd.

De mobiele app is niet, en de user interface zelf vind ik persoonlijk vrij verouderd. Misschien is dat smaak maar mogelijkheid tot sneltoetsen is er ook niet. Er wordt dan gezegd dat stabiliteit voor user interface gaat, jammer want volgens mij sluit het een het andere absoluut niet uit.

Natuurlijk ben ik vrij om naar een ander pakket te gaan (Wat ik ook ga doen per 1 januari) maar ik vind dit op zich jammer. Maar voor mij is het actief door ontwikkelen van een product en dus ook innoveren belangrijk. Dat mis ik helaas bij Acumulus. Het uitbreiden van import profielen vind ik niet vallen onder innovatie.

[Patrick]

Ik overweeg het ook weleens alleen moet ik ook eerlijk zeggen dat ik bij andere boekhoud pakketten ook tegen limieten aanloop met bijvoorbeeld de uren registratie. Deze is in Acumulus gewoon heel fijn.
Maar wat ik later nog toevoegde aan mijn bericht is https://www.basecone.com/webapplicatie/
Al kan Acumulus het met zo´n oplossing doen hoeven zij niks zelf te ontwikkelen en wordt het ook nog eens veilig opgeslagen. (Goedgekeurd door de belastingdienst.) Je mag elke bon en factuur zo weggooien, geweldig.

[Bert-Jan]

Wij innoveren permanent.

Het is niet terecht om te zeggen dat wij niet innoveren omdat jij jouw gewenste features niet krijgt.

De kracht van Acumulus is dat je zonder boekhoudkennis een complete jaarrekening kunt maken en geen boekhouder nodig hebt.

Wij bieden gratis ondersteuning voor alle boekhoudkundige vragen inclusief hulp bij de complete IB-aangifte.

Het is maar net waar je waarde aan hecht.

[Patrick]

Ik ben juist heel blij met Acumulus en ook zeker met alle nieuwe functies elke keer.
Maar heel eerlijk vindt ik dit een groot gemis. Ook als je kijkt naar andere pakketten is dit iets wat zeker interessant is om te overwegen.
Verder moet ik eerlijk zijn dat voor de prijs die je betaald voor Acumulus je veel krijgt. Maar voor zo´n functie heb ik zeker meer over.

[Patrick]

Wat ik van de scan app begrijp waar ik het net over had is dat ze van de ingescande facturen een UBL output maken.
Er is al veel over gesproken over UBL importeren zie ik maar als Acumulus toch de mogelijkheid gaat bieden om UBL te importeren is een koppeling met een externe scan app snel gemaakt?

[Annalies Janssens]

Nu wil ik toch ook nog graag reageren. Als supportmedewerker ben ik op voorhand misschien bevooroordeeld, maar dat is niet voor niets. Als boekhouder heb ik inmiddels zo'n 30 jaar ervaring. Met grote klanten werk ik vaak samen met een accountant waarbij we gebruik maken van grote pakketten als AFAS en EXACT online.
Hier gaat de bankimport vanzelf en ook de toewijzing. Mijn ervaring is dat er inderdaad wel veel goed gaat. Maar waar het niet goed gaat, heb je zoveel meer werk aan dan wanneer je het meteen zelf verwerkt (via de handmatige import). Regelmatig ben ik boekingen kwijt (een factuur waarvan we zeker weten dat ie betaald is maar per ongeluk aan een grootboek is toegekend in plaats van aan de crediteur). Groot voordeel van de handmatige versie vind ik ook dat je zelf nogmaals alle mutaties een keer tegenkomt wat het besef over je eigen financiën ten goede komt.
Wat we misschien ook niet moeten vergeten is dat Acumulus volgens mij bedoeld is voor de wat kleinere ondernemer die geen honderden mutaties per maand te verwerken heeft.
Voor enkele klanten verwerk ik per kwartaal de boekingen uit Acumulus. Voor bijvoorbeeld zo'n 200 mutaties ben ik dan zeker niet meer dan een half uur bezig. Nu mag ik dan heel ervaren zijn maar een ondernemer kent zijn eigen bedrijf beter dan ik zijn bedrijf dus veel zal dat niet uitmaken denk ik.

Tot zover gewoon wat hersenspinsels van een adviseur.....

Basecone ken ik verder (nog) niet dus daar kan ik niets over zeggen.

[raroos]

Misschien heb ik dan de verkeerde werkwijze.

Nu importeer ik credit card, en mijn bankafschrift.

Dan ga ik ze dus na lopen en voor elke transactie moet ik dus de bon gaan zoeken, zover ik weet moet ik toch een bon hebben?  Ik moet deze bon dan in Evernote van te behandelen naar behandeld zetten. Daarna ook de boeking verwerken. Mocht de belastingdienst ooit komen controleren dan kan ik alle bonnen , die in een bak zitten voor een jaar gaan koppelen aan een transactie, ik hoop dus dat ze maar niet komen.

Waarom kan ik niet gewoon een bon of factuur naar Acumulus sturen, of foto maken met een app, zodat ze altijd gewoon in het systeem zitten? Waarom kan Acumulus dan niet proberen velden automatisch in te vullen op basis van OCR? En al een voorstel doen voor een koppeling met een bank of credit card transactie?

Waarom kan Acumulus mij niet signeleren via email of app dat er facturen zijn die overdatum zij?

Waarom kan Acumulus niet automatisch mijn BTW invullen bij de belastingdienst?

Natuurlijk kun je zeggen dat het allemaal niet veel werk is, correct. Het zijn geen dagen per maand, maar als ik kijk wat andere pakketen kunnen/doen dan vind ik de uren die ik hier aan besteed toch duren ure. Die besteed ik liever aan het ondernemen, en klanten helpen of nadenken hoe ik klanten kan helpen.

Het argumenet wat ik hier vaak hoor dat het toch some fout gaat, of dat stabiliteit belangrijker is vind ik gewoon geen geldig argument. Het een sluit het ander niet uit. Waarom kunnen wij als gebruikers niet stemmen op nieuwe features? Via UserVote of iets dergelijks? Bert geeft aan dat Acumulus wel innovatief is, dan heb ik daar de communicatie over gemist of gebruik ik die features niet.

Uiteindelijk kan het zeker zijn dat ik andere features zoek, en dat is OK. Ik ben altijd tevreden geweest en voor bepaalde gebruikersgroepen is dit een goed product. Ik merk gewoon, dat ik zelf iets anders zoek. Zullen we het daar maar op houden

[Bert-Jan]

Het is de kunst om als leverancier bij jezelf te blijven.

Er zijn altijd meer wensen dan wij allemaal kunnen inbouwen. We moeten dus altijd keuzes maken en sommigen teleurstellen.

Acumulus is gemaakt en blijft doorontwikkeld worden voor diegenen die het waarderen.

Soms vertrekken klanten, soms komen zij weer terug.

[Gert-Jan]

Misschien heb ik dan de verkeerde werkwijze.

Nu importeer ik credit card, en mijn bankafschrift.

Dan ga ik ze dus na lopen en voor elke transactie moet ik dus de bon gaan zoeken, zover ik weet moet ik toch een bon hebben?  Ik moet deze bon dan in Evernote van te behandelen naar behandeld zetten. Daarna ook de boeking verwerken. Mocht de belastingdienst ooit komen controleren dan kan ik alle bonnen , die in een bak zitten voor een jaar gaan koppelen aan een transactie, ik hoop dus dat ze maar niet komen.

Ik begin redelijk gelijk. Ik lees iedere week (of paar weken) de bank export. Ik ben relatief veel tijd kwijt met interne overboekingen (van alle facturen die zijn betaald zet ik direct BTW op aparte spaarrekening en 33% voor de IB op een andere rekening, helaas herkent Acumulus die interne overboekingen nog niet automatisch, dus voor betaalde facturen moet ik sowieso 2 extra boekingen maken). Betaalde facturen zijn met een klikje weg, prive opnames 2 klikjes.

Hou ik over mijn inkopen. Ik zet alle facturen op Dropbox (dus gewoon op m'n laptop), hernoem ze altijd even naar factuurdatum als prefix, sneller zoeken aangezien ik facturen vrijwel altijd op de dag betaal dat ik ze krijg. Aangezien ik facturen betaal als ik ze krijg, heb ik weinig facturen die over een periode vooruit lopen en die paar staan dus ook pas in Acumulus als ze betaald zijn, alleen bij de jaarovergang zet ik ze er eerder in (op niet betaald). De inkoopfacturen kan ik dus ook snel verwerken. Meeste tijd bij een inkoop kost mij meestal het uploaden (bladeren naar de juiste map op de computer om ze te koppelen aan de boeking). Na boeken verplaatsen naar mapje geboekt van het juiste kwartaal. Ligt natuurlijk aan de hoeveelheid facturen en boekingen maar kost mij in een slechte (veel kleine betalingen en zo) en half uurtje maar meestal nog geen kwartier per week.
Als ik heel veel facturen zou ontvangen die pas een paar weken later betaald worden via incasso zou ik ze waarschijnlijk wel sneller inboeken, maar dan is het verwerken van de betaling net als bij een verkoopfactuur 1 klikje. Dus in die zin maakt dat hooguit voor het overzicht uit (je ziet bij mij in Acumulus dus niet dat over een week de lease maatschappij wat incasseert).

Ik kijk elke dag minstens 2 keer in m'n bank app dus overschrijvingen die ik niet zelf doe vallen direct op (of bij twijfel kan ik die snel nakijken, want alle inkomende facturen staan op Dropbox en wat er nog niet is geboekt in een apart mapje). Overigens als je de factuurdatums goed invult, en je hernoemt je facturen naar iets met die factuurdatum, kost het een paar tellen om een factuur te vinden. En als je ook het factuurnummer in de scan hebt (gelukkig ontvang ik veel digitaal en zit er meestal wel een factuurnummer in de naam van de pdf) kun je op die manier in een paar tellen de documenten vinden. Of je dat nu doet of pas mocht je ooit controle krijgen en de belastingdienst wil al je facturen zien maakt niet uit. En in dat laatste geval, zou ik een zip aanleveren en succes ermee, zij willen het controleren, laat ze maar wat moeite doen dan

Waarom kan ik niet gewoon een bon of factuur naar Acumulus sturen, of foto maken met een app, zodat ze altijd gewoon in het systeem zitten? Waarom kan Acumulus dan niet proberen velden automatisch in te vullen op basis van OCR? En al een voorstel doen voor een koppeling met een bank of credit card transactie?

Keuze van de maker... en keuze van de gebruiker. Ik wil wel alles in Acumulus hebben, maar ook in mijn eigen omgeving. Als je een foto maakt en direct in Acumulus schrijft, moet ik weer extra handelingen verrichten om ze in mijn eigen omgeving te zetten. Ik zou er juist meer aan hebben als de file-uploader drag'n'drop zou ondersteunen i.p.v. bladeren. En je hoeft het niet te koppelen. laat alle inkomende facturen op Dropbox / andere drive staan en dat is ook goed.

Waarom kan Acumulus mij niet signeleren via email of app dat er facturen zijn die overdatum zij?

Keuzes van de maker. Ik heb Acumulus eigenlijk altijd open staan, zie het snel genoeg staan. Wat ik dan weer vervelend vind is dat achter openstaand crediteuren (bij mij dus altijd 0) het bedrag in het rood staat, schrik ik toch steeds heel even... Ja, een scheduler voor bepaalde signaleringen zou handig zijn. Er draait iets want er zijn ook herhalende facturen mogelijk. Misschien niet voldoende aangevraagd? Aan de andere kant, hoeveel facturen heb je open staan? En hoe vaak wil je dan een reminder? Ik zit er ook niet op te wachten om dagelijks een mail te krijgen dat die ene factuur nog steeds niet is betaald (wat ik weet, want nog in discussie). En de 1 wil het na 7 dagen over datum, de ander na 14. De 1 wil het elke maandagochtend, de ander elke vrijdagmiddag. Een deel van mijn werk is ook notificaties maken, en iedereen wil het maar de details per persoon verschillen zoveel (hoevaak, wanneer, welke info wil je zien, etc) dat het toch steeds compleet anders is....

Waarom kan Acumulus niet automatisch mijn BTW invullen bij de belastingdienst?

Na controle in Acumulus zelf zou dat idd op zich wel handig zijn. Maar heel eerlijk, maakt die 5 minuten heel veel uit? Het kost mij iig elk kwartaal niet veel meer dan een paar minuten. Het is in mijn ogen eerder een feature om een feature te kunnen benoemen, dan dat een gebruiker daar serieus wat aan heeft. Ik heb bv meer aan de info die ze hebben ingebouwd bij het boeken van een inkoopfactuur en bepaalde kostensoort kiest of aanvinkt dat het een buitenlandse factuur is. Dat is niet mijn dagelijks werk dus daar moet ik soms over nadenken. Dat is praktisch en nuttig in mijn ogen. Automatisch de aangifte doen bespaart mij minder tijd dan meer nuttige tips op basis van de gekozen kostensoort.

Natuurlijk kun je zeggen dat het allemaal niet veel werk is, correct. Het zijn geen dagen per maand, maar als ik kijk wat andere pakketen kunnen/doen dan vind ik de uren die ik hier aan besteed toch duren ure. Die besteed ik liever aan het ondernemen, en klanten helpen of nadenken hoe ik klanten kan helpen.

Waar, maar veel andere pakketten zijn veel duurder. Beroepsmatig doe ik veel met Exact maar ik gebruik het zelf niet, ben niet gek. Daar betaal je 40 euro per maand en heb je nog geen eens uurtje-factuurtje functie... Maar is wel mooi uitgebreid pakket met veel opties, geschikt voor de eenmanszaak tot een behoorlijk formaat MKB. Maar dat maakt het niet voor mij het beste pakket. Daar moet ik nog steeds boekhouden. Dat vind ik dure uren. Een paar keer klikken een kwartier per week binnen Acumulus vind ik geen boekhouden, dat is even ontspanning

Het argumenet wat ik hier vaak hoor dat het toch some fout gaat, of dat stabiliteit belangrijker is vind ik gewoon geen geldig argument. Het een sluit het ander niet uit. Waarom kunnen wij als gebruikers niet stemmen op nieuwe features? Via UserVote of iets dergelijks? Bert geeft aan dat Acumulus wel innovatief is, dan heb ik daar de communicatie over gemist of gebruik ik die features niet.

Ik ben met je eens, het 1 sluit het ander niet uit. Een stukje inzicht in de back log met een stem-functie zo wel interessant zijn. Zowel om te zien voor ons wat er ooit aan zit te komen, maar ook voor Bert om te zien wat gebruikers graag zouden willen (ook al zetten ze het niet zelf op het forum). Maar ook dat is natuurlijk een keuze. Porsche maakt geen bouwvakker busjes. Kun je wel zeggen dat je er heel graag eentje wilt, maar ja, dan moet je bij een ander merk zijn.

Uiteindelijk kan het zeker zijn dat ik andere features zoek, en dat is OK. Ik ben altijd tevreden geweest en voor bepaalde gebruikersgroepen is dit een goed product. Ik merk gewoon, dat ik zelf iets anders zoek. Zullen we het daar maar op houden

Dat kan Al is het nog steeds goed en zinvol om je wensen kenbaar te maken en niet dan maar weg te gaan. Als niemand z'n wensen uitspreekt moet Bert-Jan zelf gaan bedenken wat wij zouden willen.

[Patrick]

Ik ben het erover eens dat je moet delen wat je dwars zit. Dit zit mij dwars haha. Maar om ervoor weg te gaan doe ik ook niet. Je vindt nergens zo'n uitgebreid pakket als Acumulus. (Voor zo weinig geld) Maar ik zie heel vaak voorbij komen dat mensen UBL willen importeren. Dit is de toekomst lees ik al veel op het forum. Mocht ubl worden doorgevoerd is het hele probleem opgelost. Veel Acunulus gebruikers kunnen dan zelf kiezen welke scan app ze willen gebruiken en kunnen dat dan met ubl importeren. Iedereen blij en toekomst bestendig want steeds meer bedrijven sturen al een ubl factuur mee.

[Gert-Jan]

Ik ben het erover eens dat je moet delen wat je dwars zit. Dit zit mij dwars haha. Maar om ervoor weg te gaan doe ik ook niet. Je vindt nergens zo'n uitgebreid pakket als Acumulus. (Voor zo weinig geld) Maar ik zie heel vaak voorbij komen dat mensen UBL willen importeren. Dit is de toekomst lees ik al veel op het forum. Mocht ubl worden doorgevoerd is het hele probleem opgelost. Veel Acunulus gebruikers kunnen dan zelf kiezen welke scan app ze willen gebruiken en kunnen dat dan met ubl importeren. Iedereen blij en toekomst bestendig want steeds meer bedrijven sturen al een ubl factuur mee.

Maar dan zou ik ene feature request indienen voor UBL import, want het maakt het niet uit waar de UBL vandaan komt Scan-app of een leverancier die 'm mailt.

[Bert-Jan]

UBL komt zeker een keer.

Het punt is dat er veel UBL-dialecten zijn. Nu lijkt dat een beetje minder te worden maar onlangs is vanuit Brussel aangekondigd dat er een heel ander dialect gaat komen.

Ik ben dus terughoudend want het staat allemaal nog in de kinderschoenen.